Lo primero que debes saber es que se tiene que elaborar una carpeta para enviar a la compañía que lleva la contabilidad de tu empresa con las facturas y sus respectivos comprobantes, sin embargo, existen excepciones. El proceso en general para elaborar la carpeta contable es el siguiente:

Identificar las facturas y las carpetas de trabajo

 En la oficina encontrarás/crearás cuatro carpetas:

1. Facturas de la compañía: en esta carpeta aquellos que tienen acceso a las cuentas de la compañía colocaran las facturas correspondientes a las compras.
2. Otras facturas: son facturas que no van a tener comprobante por no haberse realizado desde la cuenta de la compañía, sin embargo igual hay que mantener el orden de las mismas.
3. Facturas por pagar: son aquellas facturas que aún no se han pagado entonces debes subirla para su respectiva aprobación y transacción.
4. Facturas listas: es la carpeta más grande donde se colocaran las facturas que ya hayan sido identificadas y agrupadas con los comprobantes correctamente.

 Procedimiento a seguir para la clasificación de las facturas y comprobantes
Organizar facturas

•  Fecha: debes tomar las facturas de las respectivas carpetas y colocarlas en orden cronológico para que a la hora de buscar los comprobantes sea mucho más fácil.
• Tamaño: en la oficina llegan facturas de diferentes tamaños, lo que hace muy difícil mantener el orden, por eso, cada vez que llegue alguna debes buscar una hoja tamaño carta y pegarla (sin tapar los datos) para que así las puedas organizar.

 Comprobantes

Lo primero que debes saber es que los comprobantes de pago son las constancias que emite el banco para corroborar que las facturas efectivamente han sido debitadas de la cuenta de la compañía.

•  Descargar comprobantes: Para descargar los comprobantes debes ir a la página del banco y acceder con los datos de la empresa.
  Dentro debes seguir la siguiente linea de navegación Cuentas - movimientos - personalizado donde podrás seleccionar el mes, el año y la cuenta correspondiente de la cual aparecerán los comprobantes. Una vez especifiques el periodo correspondiente, selecciona el botón para imprimir en cada una de las transacciones que ahí aparecen y te dará la opción para descargarla en formato PDF que es lo que necesitas para tenerlas en físico.
•  Imprimir comprobantes: Para imprimir los comprobantes debes visitar esta página donde podrás agrupar todos los PDF de los comprobantes (max 30) en uno solo. Luego de agruparlos los puedes imprimir todos simultáneamente. 

 ¿Ahora qué?

Impresos los comprobantes vas ir a la carpeta “Facturas de la compañia” y vas encontrar el comprobante respectivo de cada una de las facturas a través de la fecha de emisión, el monto y el nombre del proveedor, estos son los elementos que tienen que coincidir para determinar si la factura corresponde al comprobante. Una vez encuentres la factura y el comprobante, debes engraparlos en la esquina superior izquierda colocando la factura de primero.

 Listo…

Todas las facturas que hayas relacionado con su respectivo comprobante las vas a organizar por fecha (la fecha de la factura) en la cuarta carpeta mencionada, es decir, “Facturas listas”.

 Casos especiales

Comprobante sin factura: En el caso de que consigas un comprobante que no tiene factura debes hablar con las personas de la oficina que tienen acceso a la cuenta para ubicarla debida a que todo monto gastado de la cuenta de la compañía tiene que estar justificado.

Factura sin comprobante: Puede que aun las transacciones no se hayan hecho efectiva para el momento de la factura, en este caso debes esperar a que aparezca. La otra opción es que la factura no haya sido pagada por la cuenta de la compañía, es esta situación dirígete a las personas que tienen acceso a la cuenta para saber si efectivamente corresponde a la empresa, en caso de que no, debes organizar la en la carpeta Otras facturas.

Compra divisas: El dinero moroso de la compañía es bueno invertirlo en dólares, por esta razón existen muchas transacciones sin comprobantes, este tipo van clasificadas en la misma carpeta de las facturas lista pero bajo el nombre “compra divisas”.

Pago servicios: Comprobantes correspondientes a la limpieza de la oficina y otros servicios que no entregan factura. Debes ubicarlos en la carpeta de facturas listas bajo la etiqueta “ pago servicios”.

Pago quincenas: Es muy parecido a los servicios pero debes clasificarlo aparte. Asegúrate de que estén las dos quincenas del mes para cada persona.

Otros meses: Son facturas que han quedado rezagadas porque no se han recibido a tiempo, entonces, estas facturas se organizan en la misma carpeta pero bajo la etiqueta “otros meses”. Recuerda que el comprobante de estas facturas no se encuentran en el mismo mes en la página del del banco, puedes conseguirlas buscando por proveedor en lugar de por fecha.

Otros casos: Siempre van a existir facturas de la cuales no tienes conocimiento de cómo clasificarlas, recuerda que puedes preguntar a los miembros que tienen acceso a la cuenta.