Das Delegieren von Aufgaben ist die Basis unseres arbeitsteiligen Wirtschaftssystems. Nicht jeder Mitarbeiter muss alles alleine können und machen. Aufgaben können aufgeteilt und an Kollegen abgegeben werden.
Viele von euch kommen schon früh in ihrer Karriere in die Situation, Aufgaben delegieren zu können. Wenn ein Praktikant oder ein Werkstudent neu in ein Unternehmen kommt, wird ihm oft ein junger Mitarbeiter als Ansprechpartner zur Seite gestellt, der ihm Aufgaben zuweist. In vielen Positionen arbeitet man als Berufseinsteiger mit Hilfsfunktionen zusammen, die einem bei der Arbeit helfen - beispielsweise Grafikunterstützung zur Erstellung von PowerPoint-Dokumenten oder Rechercheteams, die Informationen (z.B. Finanzkennzahlen von Unternehmen) für die eigene Arbeit zusammentragen. Aufgaben an diese Teams weiterzugeben ist auch eine Form der Delegation.
Die Möglichkeit zu bekommen, eigene Aufgaben zu delegieren, ist grundsätzlich sehr hilfreich. Ihr könnt andere Kollegen in eure Arbeit einbinden und euch dadurch entlasten. Gleichzeitig sammelt ihr durch die Anleitung dieser Kollegen erste Führungserfahrungen. Viele Menschen handeln jedoch nach dem Motto "aus den Augen, aus dem Sinn" und kümmern sich schlicht nicht mehr um Aufgaben, sobald sie diese delegiert haben. Das ist kein gutes Führungsverhalten.
Wer ist verantwortlich?
Es stellt sich die Frage, wer eigentlich verantwortlich ist für eine Aufgabe, die ihr delegiert habt. Wer steht dafür ein, dass die Aufgabe mit guter Qualität und pünktlich bearbeitet wird - ihr selbst oder die Person, an die ihr die Aufgabe delegiert habt? Die Antwort sollte sein, dass beide Personen ab sofort für die Aufgabe verantwortlich sind. Die Person, an die ihr die Aufgabe delegiert habt, ist euch gegenüber für die korrekte Bearbeitung verantwortlich. Auch ihr verantwortet jedoch die korrekte Bearbeitung der Aufgabe - gegenüber der Person, die euch die Aufgabe zu Beginn übertragen hat.
In diesem Sinne könnt ihr euer Unternehmen als eine Kaskade von Aufgaben betrachten. Der Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzende legt die Strategie fest und beauftragt seine Führungskräfte mit der Strategieumsetzung. Diese zerlegen die Strategie in Aufgabenpakete und beauftragen damit ihr Managementteam. Diese brechen die Aufgaben wiederum weiter auf und verteilen sie an ihre Mitarbeiter.
Irgendwo in dieser Kette steht ihr - ihr erhaltet eine Aufgabe und könnt euch fragen, ob ihr diese selbst bearbeitet oder delegiert, sofern ihr die Möglichkeit dazu habt. Ihr seid somit immer in beiden Rollen zugleich: die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird und die Person, die diese Aufgabe weiter delegiert. Dass ihr in dieser Situation weiterhin verantwortlich für das Erfüllen der Aufgabe seid, versteht sich von selbst. Ihr würdet es auch nicht akzeptieren, wenn sich die Person, an die ihr delegiert, für ein schlechtes Ergebnis damit entschuldigt, dass er die Aufgabe auch weiterdelegiert hat.
Verabschiedet euch also von der Vorstellung, dass eine Aufgabe für euch erledigt ist, sobald ihr sie delegiert habt. Ihr seid weiterhin dafür verantwortlich, dass die Aufgabe erfolgreich bearbeitet wird. Wenn ihr erfolgreich sein wollt, müsst ihr diese Verantwortung ernst nehmen.
Welche Aufgaben solltet ihr delegieren?
Meistens habt ihr gewisse Freiheiten, welche Aufgaben genau ihr delegiert und welche ihr selbst macht. Solltet ihr also besser die Aufgaben delegieren, mit denen ihr selbst sehr sicher seid, oder lieber die, die auch für euch neu sind? Denkt einen Moment darüber nach.
Wie dargestellt ist es wichtig, dass ihr eurer Verantwortung nachkommt und kontrolliert, dass delegierte Aufgaben richtig bearbeitet werden. Wenn ihr eine Aufgabe delegiert, mit der ihr selbst kaum Erfahrung habt, wird es euch sehr schwer fallen das Ergebnis zu kontrollieren. Ihr werdet euch erstmal in die Thematik einarbeiten müssen, um zu verstehen, ob bestmöglich gearbeitet wurde. Delegieren ist in dieser Situation nicht sehr effizient. Arbeitet euch in neue Aufgaben besser zunächst alleine ein und erledigt sie zu Beginn selbst.
Ihr solltet deswegen die Aufgaben delegieren, mit denen ihr selbst viel Erfahrung habt und bei denen es für euch leicht ist, ihren Bearbeitungsstand zu kontrollieren. Auf diese Weise könnt ihr die Zeitersparnis durch das Delegieren voll ausnutzen - ihr könnt die Aufgabe abgeben und es dauert für euch nicht lang, die notwendige Kontrolle auszuführen. Aufgaben zu delegieren, die ihr selbst sehr gut beherrscht, ist meistens deutlich effizienter als Aufgaben zu delegieren, die für euch neu sind.
Wie genau solltet ihr kontrollieren?
Um eure Verantwortung wahrzunehmen, müsst ihr kontrollieren ob die Aufgabe richtig bearbeitet wird. Ihr habt jetzt grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Zum einen könnt ihr dem Mitarbeiter, an den ihr die Aufgabe delegiert habt, viele Freiheiten lassen und kontrolliert nur selten und unregelmäßig. Vielleicht erhaltet ihr als Arbeitsergebnis ein Report von dem Mitarbeiter zurück und kontrolliert nur stichprobenhaft einzelne Zahlen auf Plausibilität. Der Vorteil ist, dass es für euch recht effizient ist, möglicherweise überseht ihr aber Fehler. Zum anderen könnt ihr den Mitarbeiter sehr eng führen. Ihr lasst euch regelmäßig Zwischenstände schicken und arbeitet diese sehr genau durch. Auf diese Weise habt ihr mehr Kontrolle über die Inhalte, es ist aber sehr zeitaufwendig und das Delegieren wird dadurch weniger effizient.
Wie solltet ihr euch also beim Delegieren verhalten? Ihr solltet versuchen euren Führungsstil zu variieren, abhängig von den Erfordernissen der Situation. Werden eure Aufgaben von einem erfahrenen Mitarbeiter bearbeitet und seid ihr ein eingespieltes Team, kann es ausreichen nur selten und oberflächig die Aufgaben zu kontrollieren. Bei einem unerfahreneren Kollegen wird es notwendig sein, diesen deutlich enger zu führen und Ergebnisse kleinteilig zu überprüfen. Den eigenen Führungsstil auf diese Weise zu variieren ist eine Herausforderung. Die meisten Menschen neigen dazu, entweder sehr "eng" oder sehr "weit" zu führen. Macht euch bewusst, was hier euer natürliches Verhalten ist und hinterfragt euch selbst, ob dieses Verhalten beim Delegieren immer gut passt.
Aufgaben delegieren zu können wird euch das Leben erleichtern, ihr seid in der Lage auf einmal in gegebener Zeit mehr zu erreichen. Vergesst aber nicht, dass ihr weiterhin eurer Kontrollfunktion nachkommen müsst. Zu jedem Zeitpunkt müsst ihr selbst für den Erfolg der Aufgaben einstehen, die euch übertragen werden.