Lohnt sich die Anschaffung eines DMS?

Wir hatten am Wochenende mal eine Aktion in der Firma gehabt und den Keller aufgeräumt. Es ist unglaublich, welche Papiermengen sich dort in Form von gigantischen Aktenbergen angesammelt haben. Jeder Unternehmer wird früher oder später mit so einem Chaos konfrontiert. Es ist unvermeidbar hier irgendwann an die physischen Grenzen zu stoßen. Wer hier Abhilfe schaffen will, kommt um ein DMS nicht herum. Im Prinzip kostet die klassische Aktenarchivierung im Laufe der Zeit richtig Geld und vor allem Aufwand, in Form von Man Power. Ein DMS schafft hier Abhilfe.
DMS (Dokumenten Management System) sind Software-Systeme, die den Umgang mit Software-Dokumenten erheblich erleichtern. Jedes Unternehmen erzeugt täglich neue Dokumente (Berichte, Rechnungen, Verträge, E-Mails, Pläne und vieles mehr). All diese Unterlagen müssen geordnet archiviert und damit verwaltet werden. Der Gesetzgeber hat diverse Vorschriften erlassen. Unter diesen nehmen die Aufbewahrungsfristen eine besondere Stellung ein.
Die steuerlichen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Ja DE ist echt ein Bürokratie-Monster 😊.
Hier kann man sich die genau vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen ansehen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist#Gesetzliche_Aufbewahrungsfristen_in_Deutschland

Um die Aktenberge, die im Normal-Fall entstehen, unter Kontrolle zu bekommen, lassen sich alle Dokumente digitalisieren und dann geordnet archivieren. Ein vernünftiges DMS bringt demnach Ordnung und vor allem Zeitgewinn in den Büro-Alltag. Natürlich ist der Aufwand am Anfang trotzdem immens, aber das holt man sehr schnell wieder raus. Gerade der Zeitfaktor nimmt bei jedem Unternehmen eine besonders wichtige Stellung ein. Zeit ist Geld! Bei einem DMS, so würde ich schätzen, spart man schon nach wenigen Monaten richtig Kohle. Ich bin gerade dabei, ein solches System einzurichten und habe auch schon einige Tausend Dokumente in der Datenbank. Früher hätten wir so etwas mit SAP gemacht, das ist dafür sehr geeignet, aber die Lizenzen von SAP werden für den Mittelstand langsam nicht mehr finanzierbar. Es gibt diverse andere gute DMS-Anbieter. Ich will hier keinen besonders hervorheben. Jeder Anbieter hat Vor- und Nachteile. Man kann die komplette digitale Archivierung auslagern oder speichert alles auf eigenen Servern. Das Auslagern ist heute auch schon sehr günstig zu haben.

Die Haupt-Kostenersparnis, bei Verwendung eines DMS ergibt sich bei den Personalkosten. Niemand muss mehr ewig in den Akten wühlen. Und so ist es kein Wunder, dass solche Systeme sich immer größerer Beliebtheit erfreuen. Das Return-On-Invest (ROI) lässt entsprechend nie lange auf sich warten. Selbst bei kleineren Unternehmen rechnet sich die Anschaffung eines professionellen DMS in kurzer Zeit.
Wenn man erstmal verstanden hat, was ein DMS ist, dann muss niemand mehr von den Vorteilen entsprechender Software überzeugt werden. Ich nenne hier die wichtigsten Vorteile.

Dokumente werden sehr schnell gefunden
Der Workflow verbessert sich enorm
Raum und Platzeinsparung (digital gespeicherte Dokumente benötigen weniger Raum als Aktenregale und -Schränke. Eine Sauna und ein Fitness-Studio im Keller sind auch viel cooler als Tonnen von Aktenbergen)
Sehr schnelle Recherche innerhalb der Dokumente
Automatisierte Datenerfassung (das ist echt krass, wie schnell eine Akte eingelesen werden kann)
Zentralisierung der Datenbasis
Genaue Erfassung und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte, bei der Bearbeitung der Dokumente (Wer hat was, wann, wie und wo bearbeitet?)
Bessere Steuerung und Lenkung der Dokument-Verarbeitung
Korrekte Dokument-Versionierung
Dokumentvorschau innerhalb der Software
System-übergreifende Integration des DMS in andere Moderne Software.

Als kleiner Einmann-Rennstall kann man seine Dokumente vielleicht noch allein auf dem PC in Ordnung halten. Sowie es etwas größer wird, nehmen auch die Papierberge rasend zu und wer hier von einem DMS erfährt und es nutzt, wird staunen, wie die Vorteile der Digitalisierung sofort spürbar werden.

Ich sehe immer auch die Risiken, wenn Daten digital zusammengeführt werden, gerade bei Daten, die zu Menschen gehören, aber im Arbeitsumfeld eines Unternehmens, wo es um die Verwaltung von hunderttausenden Dokumenten geht, macht es wirklich sinn hier zu digitaliseren. Letztlich muss man diese Dokumente für die gesetztlichen Fristen ständig vorhalten. Das ist ätzend, aber es ist so ...

Man muss sich das mal vorstellen, eintausend Akten mit 100 A4 Seiten (im Schnitt) sind gerade mal ein paar Terrabyte Speicherplatz. Ein Aktenregal von 100 m2 Fläche passt locker auf eine 8 TB Festplatte.
Wer auch so ein Akten-Chaos im Keller hat, sollte sich mal mit DMS beschäftigen. Eine wirklich sinnvolle Sache.