ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة الكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية، ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية.

الفاتورة الإلكترونية تساعد على حفظ البيانات وتبادلها بسهولة لإثبات معاملات بيع وشراء السلع والخدمات سعياً للتخلص من التعاملات الورقية، ويُمكن مراجعتها والتحقق منها لحظياً من جانب مصلحة الضرائب.

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة تثبت عملية بيع أو شراء بين البائع والمشتري، ولكن بدلاً من الطباعة على ورق، تصدر وترسل وتحفظ عبر الإنترنت. الفاتورة الإلكترونية لها نفس القيمة القانونية والضريبية للفاتورة الورقية، ولكنها أكثر كفاءة وأماناً وصديقة للبيئة.

كيف يتم إنشاء التصميم الإلكتروني
في عصر التكنولوجيا الحديثة، أصبحت الفاتورة الإلكترونية عنصرًا بارزًا لتوثيق وتسجيل المعاملات التجارية، وتمتاز الفاتورة الإلكترونية بسهولة استخدامها في تحسين الوقت والجهد، بالإضافة إلى كفاءة عمليات الفوترة، إذا كنت ترغب في معرفة كيفية إنشاء الإلكترونية، فإليك خطوات عامة يمكنك اتباعها:

اختيار برنامج أو نظام إدارة الفاتورة الإلكترونية:
هناك العديد من البرامج والأنظمة المتاحة على الإنترنت والتي تتيح لك إدارة الفاتورة الإلكترونية. قم بالبحث عن البرنامج الذي يتيح لك الحصول على احتياجات ومتطلبات العمل.

توفر المعلومات الأساسية:
قم بإضافة المعلومات المطلوبة ، مثل اسم شركتك أو جهتك، واسم العميل أو الشركة المستلمة للفاتورة، وتفاصيل الاتصال، وأي معلومات إضافية ذات صلة.

إضافة الالتزامات والكميات:
قم بإضافة المنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها في الوقت المحدد.

تحديد طريقة الدفع:
حدد طريقة الدفع، مثل النقد، البطاقة المصرفية، تحويل البنك، أو غير ذلك، أرسل تفاصيل البنك أو معلومات الدفع الأخرى إذا لزم الأمر.

إضافة شعار الشركة وتخصيص التصميم:
تعزيز الهوية البصرية لشركتك، يمكنك إضافة شعار الشركة وتخصيص التصميم لتفضيلاتك قد يسمح لك البرنامج أو تحميل شعار الشركة يمكنك تخصيص الألوان والخطوط وتنسيق النصوص لتتوافق مع هوية شركتك.

التحقق والمراجعة:
قبل الإصدار، تأكد من مراجعتها للتأكد من أن جميع المعلومات صحيحة وكاملة. التحقق من الأرقام والتواريخ وكميات البيانات والتفاصيل الأخرى والدقة.

الإرسال:
بعد التحقق والمراجعة النهائية، يمكنك إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل، يمكنك استخدام البرنامج أو النظام التأسيسي عبر البريد الإلكتروني، أو عبر خدمة الرسائل القصيرة، أو تحميلها على منصة الدفع الإلكتروني إذا كنت تستخدمها.

متابعة الدفع:
بعد الإرسال، قد تحتاج إلى متابعة حالة الدفع، يمكنك تتبع الفاتورة المستحقة والمدفوعات المستلمة باستخدام البرنامج أو النظام الذي تستخدمه.

التعويض بالسجلات:
يجب أن يتم الحصول على نسخة إلكترونية أو أداة ورقية من أجل التسجيل والمحاسبة. يمكنك تنظيم الفاتورة في ملفات محددة وأرشفتها بطريقة منظمة وآمنة.

باستخدام هذه الخطوات، يمكنك إنشاء الفاتورة الإلكترونية بسهولة وفعالية. قد توفر بعض المتطلبات والمتطلبات الخاصة بالبرنامج أو النظام الذي تستخدمه، لذا يجب الحصول على تعليمات واستخدامات المشروعات المتقدمة.

إن استخدام الفاتورة الإلكترونية يوفر العديد من الجهود مثل توفير الوقت والجهد في إعدادها، بالإضافة إلى إمكانية تتبع وإدارة الدفعات، وبالتالي الأسباب والتكاليف المرتبطة بالورق.

لذلك، إذا كنت ترغب في تبسيط عملية الفوترة الخاصة بك، فإن الفاتورة الإلكترونية هي خيار رائع للبدء فيه.
أنواع الفاتورة الإلكترونية
هناك عدة أنواع من الفاتورة الإلكترونية، تختلف حسب طريقة الإصدار والإرسال والاستلام والمعالجة والتخزين. بعض هذه الأنواع هي:

الفاتورة السريعة:
تستخدم للخدمات البسيطة والسريعة، مثل المعارض والأحداث، حيث يكفي إدخال المبلغ ووصف مقتضب للفاتورة ثم مشاركتها أو دفعها.

الفاتورة التفصيلية:
تستخدم للأعمال الاحترافية والمعقدة، مثل المشاريع والعقود، حيث تحتوي على تفاصيل البائع والمشتري والسلعة أو الخدمة والكمية والسعر والضريبة والخصم والإجمالي.

الفاتورة الدورية:
تستخدم للتعاملات التي تعتمد على الأقساط الشهرية أو الدورية، مثل الاشتراكات والدورات التدريبية، حيث يوافق المشتري على دفع هذه الأقساط للبائع بشكل آلي ومنتظم.

الفاتورة الكاشير:
تستخدم للتعاملات النقدية أو الإلكترونية، مثل البيع بالتجزئة والمطاعم والمقاهي، حيث تصدر من خلال واجهة الكاشير وتحفظ في قاعدة البيانات.

تعتبر الفواتير الإلكترونية خيارًا مرنًا وفعالًا لتسجيل المعاملات التجارية في العصر الرقمي، توفر هذه الفواتير العديد من المزايا مثل توفير الوقت والتكاليف وتحسين دقة البيانات المالية، يجب على الشركات اختيار النوع المناسب من الفواتير الإلكترونية وفقًا لاحتياجاتها واستراتيجياتها التجارية.

مع استخدام التكنولوجيا المتقدمة والابتكار المستمر، يمكن توقع المزيد من التطورات في مجال الفواتير الإلكترونية، مما يسهم في تبسيط وتحسين عمليات الفوترة وتسهيل التعاملات التجارية.
المصدر:
https://fatora.io/blog/5-%d8%ae%d8%b7%d9%88%d8%a7%d8%aa-%d9%84%d8%a5%d9%86%d8%b4%d8%a7%d8%a1-%d8%a7%d9%84%d9%81%d8%a7%d8%aa%d9%88%d8%b1%d8%a9-%d8%a7%d9%84%d8%a5%d9%84%d9%83%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%d9%8a%d8%a9/