Come promesso oggi vi parlerò più approfonditamente del contratto d’albergo e in particolare dei vari tipi di prenotazione. Ho deciso di approfondire cancellazioni e No Show nel prossimo articolo per evitare di annoiarvi.
Per chi si fosse perso la prima lezione sulle attività in hotel, vi indirizzo attraverso questo link all’articolo.
Dove eravamo rimasti? Ah si giusto! Il signor Van Gol ha prenotato una camera singola e il Receptionist (gli assegniamo un nome? Liberate la vostra immaginazione nei commenti!) ha garantito al cliente di mandare due conferme (Una torna da noi!).
Il contratto è concluso. Cosa succede ora? Il lavoro del receptionist è terminato? No, questo è solo l’inizio.
Il passo successivo è quello di inserire la prenotazione nel software. Ogni hotel ha un programma gestionale per l’organizzazione e il controllo. Alcuni semplici, altri davvero complicati. Quello che attualmente viene utilizzato nell’hotel in cui lavoro è Protel. Non ci vado molto d’accordo, ma questo non intralcia il mio lavoro. Come possiamo inserire una prenotazione nel software? Beh abbiamo diverse possibilità a seconda del tipo di prenotazione:
- Prenotazione di una camera in particolare: viene selezionata da subito una camera. Esempi di applicazione:
- il signor Blu è cliente abituale da noi e desidera pernottare sempre nella camera 102, quindi noi bloccheremo da subito quella camera per il signor Blu;
- la signora Viola desidera la camera con vista mare e giardino, perciò bloccheremo quella specifica camera per la signora Viola.
- Prenotazione di una categoria di camera: viene selezionata solamente la categoria della camera prenotata dal cliente, mentre il numero della camera è assegnato il giorno d’arrivo. Questo metodo è economico poiché i costi di energia , di pulizia, etc.. si riducono (nell’organizzare le camere ogni giorno si possono concentrare le prenotazioni su unico piano o settore) e ci permette di essere flessibili nelle prenotazioni . Ogni categoria (Standard, Comfort, Design, Junior Suite, Suite) ha una fascia diversa di prezzo e le camere appartenenti ad una categoria (es. Suite) hanno le stesse caratteristiche (es. hanno tutte la Whirpool e il balcone).
Esempi di applicazione:- il signor Van Gol ha prenotato la categoria Comfort e il 15 maggio gli verrà assegnato il numero della camera.
- Prenotazione garantita: è una prenotazione sicura, la maggior parte delle volte pagata in anticipo. Obbliga il receptionist a mantenere la camera libera fino al momento del check out della prenotazione. Questa prenotazione è consigliabile se si è certi al 100% di occupare la camera.
- Prenotazione garantita fino le ore 18: è una prenotazione assicurata fino le ore 18 del giorno d’arrivo del cliente; dopo le ore 18, se il cliente non si è presentato, la camera è disponibile e possiamo venderla ad altri. Questa prenotazione è consigliabile per chi ha una vita piena di imprevisti e non si è sicuri di pernottare.
- Prenotazione ad opzione: con questa prenotazione il cliente ha tempo fino ad un determinato giorno per prendere in considerazione o meno la camera. Con questo metodo il cliente evita di pagare eventuali costi di cancellazione, ma nello stesso tempo ha la certezza di avere la camera a disposizione per la data richiesta.
Esempi di applicazione:- la signora Viola ha deciso di prenotare per la notte di Natale la Suite imperiale ma non è sicura di riuscire a pernottare poiché il marito è in ospedale e non sa la data di congedo; per questo, l’hotel le offre la possibilità di decidere fino al 15 ottobre se prendere o meno la camera.
- Prenotazione di gruppo: spesso è una prenotazione effettuata da aziende, nella quale sono messe a disposizione un numero fisso di camere ogni mese; come la prenotazione ad opzione, quella di gruppo ha anche una data entro la quale si può decidere cosa fare.
Esempi di applicazione:- l’azienda della XYZ ha un contratto con l’albergo ABC a Catania, in cui ogni mese ha diritto a 30 camere singole; l’azienda ha tempo fino al 1° di ogni mese per decidere di prendere le camere.
Ora che conoscete i vati tipi di prenotazione, quale di queste scegliereste per i vostri pernottamenti?
Spero che prendiate appunti e suggerimenti da poter poi applicare nei vostri viaggi per evitare problemi ed incomprensioni.
Domani non perdetevi la tematica delle cancellazioni e i No Show.
Illiray