Muốn tận dụng 100% công dụng của kệ hồ sơ thì cần nắm rõ ưu điểm vốn có của kệ và các lưu ý để cân nhắc sử dụng đúng loại kệ phù hợp. Bạn sử dụng đúng loại kệ sẽ giúp quá trình sắp xếp tài liệu trở lên đơn giản và dễ dàng hơn. Onetech Việt nam xin giới thiệu các mẫu kệ và hướng dẫn cách sắp xếp hồ sơ sao cho ngăn nắp nhất qua bài viết dưới đây:
Lập danh sách các tài liệu cần lưu trữ trong kệ kho hàng.
Cần có sự chuẩn bị trước với các thống kê chi tiết các loại tài liệu và thời gian, số lượng, thể loại….Bạn phân loại càng kỹ càng thì càng dễ sắp xếp và mang tính hợp lý hơn khi truy xuất sau này.
Phân loại các tài liệu dựa trên dài hạn và thường dùng.
Chắc chắn các tài liệu sẽ có hạn sử dụng và do vậy bạn cũng cần tư duy và lên ý tưởng xem tài liệu nào lưu trữ đến hạn có thể bỏ được thì bỏ, còn tài liệu nào cần lưu trữ lâu thì sẽ lên phương án sắp xếp theo thời gian để việc tìm kiếm không quá khó khăn.
Tạo ra một hay nhiều khoảng trống tối thiểu trong kho
Kho hàng nếu quá chật và kín cũng sẽ tạo cảm giác ngột ngạt, nóng nực và gây hỏng hàng hóa hoặc những phản ứng không đáng có. Cách tốt nhất là bạn cần có những khoảng trống nhất định, vừa thuận lợi cho vận chuyển hàng hóa và tạo thuận lợi, cảm giác thông thoáng cũng như dễ tìm kiếm bằng việc quan sát.
Đặt tên riêng kí hiệu cho từng kệ chứa tài liệu.
Việc làm này tưởng chừng dễ dàng nhưng hiệu quả thì vô cùng nhiều và lợi ích. Hãy nghĩ xem đặt cho các bộ kệ lưu trữ những cái tên có liên quan sẽ thuận lợi cho việc để thanh kệ sắt v lỗ chứa hồ sơ, sẽ giúp bạn thuận lợi hơn khi tìm kiếm tài liệu hơn nhờ việc sắp xếp hồ sơ cũng như để tìm kiếm khi cần thiết.
Đặt tên cho từng kệ được coi là giải pháp tối ưu để nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm. Khi đã có tên rồi thì chỉ việc sắp xếp các loại tài liệu phù hợp với từng kệ là xong rồi.
Sau khi sắp xếp hàng hóa theo từng nhóm với các tiêu chí thì cần đặt tên và dán nhãn đánh dấu và biển chỉ dẫn để việc tìm kiếm và tra cứu sau này dễ dàng hơn. QUan trọng nhất là tính chuyên nghiệp được duy trì và kế thừa.
Loại kệ hồ sơ phổ biến
Hiện nay thì trên thị trường có vô số các loại kệ sắt công nghiệp khác nhau do thị trường ngày càng phát triển nên cần tới các vật dụng đa năng và bền bỉ với thời gian. Vậy nên sản phẩm kệ sắt v lỗ đa năng được phát kiến ra. Với thiết kế ưu viết được ghép từ các thanh v đục lỗ phủ sơn tĩnh điện, và được liên kết với nhau bằng vít. Ngoài ra thì mâm tôn dày đảm nhận chức năng chứa hàng với ưu tiên về việc chịu tải cao.
Về kiểu dáng thì có rất đa dạng màu sắc và kiểu dáng tương thích và phù hợp với nhiều không gian trưng bày khác nhau. Đặc biệt là chúng còn có thể thay đổi kích thước, kiểu dáng để sao cho phù hợp, hài hòa với nhu cầu sử dụng. Đồng thời chúng cũng không mất quá nhiều diện tích lưu trữ.
Loại kệ này được xem như là một cách thức hữu ích trong việc lưu trữ các loại hồ sơ văn phòng. Thế nên việc tân trang cho mình những mẫu kệ này đòi hỏi bạn cần làm và chuẩn bị rất nhiều trước khi thực hiện việc lưu trữ hàng hóa.
Với những chia sẻ về cách sắp xếp hồ sơ hy vọng văn phòng của bạn sẽ có những bài học về cách sắp xếp giấy tờ văn phòng khoa học, ngăn nắp nhất. Một điều cần lưu ý khi mua sắm bộ kệ hồ sơ cho văn phòng là chú trọng đến tải trọng, kích thước kệ để lựa chọn được sản phẩm phù hợp. Kệ hồ sơ Onetech Việt Nam với chất lượng cao cấp, cũng như có tải trọng chịu lực ổn định tạo điều kiện cho bạn lưu trữ hồ sơ được chuyên nghiệp và gọn gàng nhất
Mọi chi tiết truy cập thêm https://tapdoanonetech.com