구글앱을 통해 스마트하게 일을 하는 방법 - 구글킵, 캘린더, 문서도구, 리모트, 그리고 Goodnotes

이미지 출처

인도 뭄바이라는 낯선 곳에 와서 업무를 시작한 지가 벌써 한달을 넘어가고 있다. 먹고 자는 문제부터_시작해서 그간 힘들었던 일도 많았지만, 이제 슬슬 이곳 환경에 적응을 하면서 체계가 잡혀가기 시작한다. 업무를 하면서 가장 어려웠던 문제 중의 하나는, 바로 프린터의 부재였다. 서울에서 일을 할 때는 그 큰 삼성복합기를 사무실에 두고, 한장이든 열장이든 백장이든 프린트를 마음대로 하며, 보고서 초안을 보기도 하고 링제본을 하여 책으로 만들어 보기도 했었다.

[아... 그립다. 저 큰 복합기... 우리 사무실에 많았는데...]

하지만 아직 사무실도 제대로 잡히지 않은 이 곳에서는, 그렇게 큰 복합기를 기대하는 것은 애초에 무리였다. 하지만 하늘이 무너져도 살아갈 구멍은 있는 법, 노트북과 아이패드 프로, 그리고 아이폰이라는 삼위일체를 통해 나는 구글앱이라는 신세계에 차츰 눈을 떠가기 시작했다. 구글앱들은 실로 놀라운 기능들을 가지고 있었고, 이 모든 것이 무료라는 사실은, 이를 조금 더 널리 알려야겠다는 생각을 하게 만들었다. (물론 나보다 커팅엣지한 얼리어답터들은 이미 다 사용하고 있을 것이지만)

가장 먼저 소개하고 싶은 앱은 구글킵이다.

그냥 흔한 메모앱일 수 있지만, 구글킵의 가장 큰 장점은 PC-아이패드-아이폰 연동이 된다는 점이다. 그러니까 위에 PC로 작성한 목록과 메모는 아래 아이폰에서와 같이 실시간 연동이 된다.

이게 아이패드 프로와 애플펜슬이 있다면 정형화된 문자 외의 자유로운 메모도 가능한데, 이런 장점보다 더 큰 장점은 바로 구글킵에 있는 일정은 또 다시 구글 캘린더와 실시간으로 연동이 된다는 점이다.

그리고 구글캘린더에서 다시 상세한 내용은 View in Google Keep을 터치함으로 확인할 수 있다. 사실 외국에서 업무를 하면서 가장 필요한 앱 중의 하나가 구글캘린더인데, 그 이유는 해당 국가의 공휴일을 설정할 수 있기 때문이다. 그러니까 설정으로 들어가 어떠한 국가의 공휴일을 설정하면,

이렇게 구글캘린더에는 해당 국가는 물론, 내가 원하는 국가(여기서는 한국)의 공휴일을 동시에 확인할 수 있다. (평창 동계올림픽 폐회일은 물론, 삼일절, 그리고 인도의 큰 명절인 Holi와 Holika Dahana까지 모두 표시가 된다)

업무와 관련된 메모는 다 지워서 위에 캘린더는 좀 허전해 보이지만, 평소 내가 관리하는 캘린더는 정말 무지 복잡하리만큼 다닥다닥 기록이 되어있다. 그리고 그러한 기록은 단순한 메모 수준의 것도 있지만, 구글킵을 이용해서 조금 더 자세하게 기록을 해 놓기도 한다.

사실 구글앱들 중에서 가장 쓸모있는 앱은 구글 드라이브라 생각한다. 저장의 목적으로도 당연히 매력적인 존재이기도 하지만, 내가 가장 애정하는 기능은 Google Docs, 그러니까 구글 문서, 스프레드시트, 그리고 프리젠테이션이다.

이렇게 구글 드라이브에서 생성되는 스프레드시트를 열어서 문서를 작성하면,

이렇게 아이폰이나 아이패드를 통해 실시간으로 문서상태를 확인할 수 있고, 심지어 Sheets라는 구글앱을 통해 수식을 변경하거나 작성할 수도 있다. 물론 이게 다 무료다!

사실 사용했던 구글앱들 중에 가장 흠좀무스러웠던 앱은 Chrome Remote Desktop이라는 앱이었는데, 이 앱은 사용 중인 PC와 아이패드를 연동시켜, 실시간으로 작업상태를 보여주기 때문이다.

(현재 이 글을 쓰고 있는 내 랩탑의 모습을 아이패드로 캡쳐한 사진임)

그러니까, 이런 식으로 말이다. 이게 꽤나 쓸모있는 이유는, 실제로 직장상사에게 보고를 할 때에도 특별히 종이를 출력할 필요없이 보고를 할 수 있을 뿐더러, 수정요청사항을 바로바로 고쳐서 업무시간을 단축시킬 수도 있기 때문이다. (물론 이러한 신문물을 받아들일 수 있는 직장상사와 같이 일을 한다는 가정이 필요하기는 하다 >.<)

아울러 나는 평소 회의를 할 때 모든 필기를 애플펜슬로 하는데, 이것 또한 구글드라이브와 연동시켜 꾸준히 저장관리를 하고 있다. GoodNotes라 하는 앱은 유료이기는 하나, 필기체도 Text로 인식하여 PDF 변환 후에도 찾기기능(Ctrl+F)을 수행해 준다는 강려크한 장점이 존재한다.

그러니까 이렇게 대충대충 애플펜슬로 끄작거리면,

이렇게 Ctrl+F로 검색이 된다니 ㅎ 물론 이 Goodnotes라는 앱은 미국앱이라 영어만 인식하기는 한다. 나같은 경우 본디 영어로 업무를 하고, 회의록을 작성하다보니 꽤나 유용하게 쓰인다. 괜히 다이어리 바리바리 싸가지고 다니며 메모할 필요없고, 그 다이어리 어디에 어떤 내용을 썼는지 고민할 필요도 없다. 필요한 것은 Ctrl+F 뿐이다.

여기까지 구글앱, 그리고 Goodnotes를 통해 어떻게 효율적으로 일을 하는지에 대해 알아보았다. 뭐 세상에는 나보다 훨씬 더 뛰어난 얼리어답터들이 있기 때문에, 누군가에게는 그저 고냥저냥한 포스팅일 수 있겠지만, 또 다른 어느 누군가에게는 도움이 될 수 있지 않을까 하는 생각에 과감히 포스팅을 올려본다. 부디 꽤나 많은 사람들이 이 포스팅을 통해 조금 더 Paperless 한 업무를 구현하여 환경을 보호하면서도 보다 생산성 높은 업무를 할 수 있기를 기대해본다. 끝.