[스마트워크] 종이를 무조건 버려라

 스마트워크의 기본을 이야기 하라면 필자는 무조건 다음과 같이 이야기 하고 싶다. "종이를 무조건 버려라" 라고 말이다. 여기서 "버린다" 라는 말은 "디지털화"를 하고 난 다음에 흔적도 없이 분쇄를 해버리는 것을 의미 한다. 종이라는게 참 신기하다. 보관에 대해서는 물만 조심하면 잘 보관할 수 있지만 언제나 위험이 도사리고 있다. 언제 어느 순간에 물에 젖거나 분실되거나 하는 경우가 아주 다반사 이다. 이야기를 이어가기 전에 잠시 필자의 에피소드를 이야기 해보겠다. 회사에서 업무를 진행하고 있다가 외부에 미팅을 하러 나갔다. 갑자기 회사에서 연락이 왔다. 필자가 작성했던 문서가 필요하다라는 것이다. 필자는 항상 PC 로 문서를 작성을 하든 오프라인의 종이로 작성을 하든 무조건 디지털화를 하여 에버노트와 같은 클라우드에 저장을 한다. 회사에서 연락이 옴과 동시에 약 1분 내 회사 담당자에게 관련 서류를 보냈다. 미리 촬영을 하여 보관 해둔 것을 간단히 공유하기를 통하여 전달해준 것이다. 

 여기까지 읽으면 누군가는 이렇게 질문할 수 있다. "종이를 버리면 나중에는 어떻게 사용하나?" 물론 반드시 "원본"을 보관해야 하는 서류이나 종이가 있을 수 있다. 단, 그동안 해왔던 일들이나 기타 등등 잘 생각을 해봤으면 한다. 누군가에게 반드시 "종이 자체"를 보내거나 활용해야 할 때는 사실상 10% 도 안될 것이다. 필자의 경우도 보고를 받을 때는 반드시 "문서"를 프린트 해서 컨펌을 받지만 그 이후에는 내용만 잘 정리 하면 된다. 그렇기 때문에 필자는 보고 후 문서를 철 하되 그 문서 외에는 모든 것들을 100% 디지털화 한다.(디지털화 하기 좋은 툴들은 추후 공개 하겠다.)  

 그럼 직장인들만 이렇게 해야 할까? 아니다. 우리의 일상생활에는 모든 것이 "종이"로 이루어 졌다. 영수증, 전단지를 비롯하여 종이의 홍수에 살고 있다고 해도 과언이 아니다. 최근에는 영수증 조차도 바로 "디지털"화 해주는 것들이 너무나 많다. 물론 명함도 마찬가지이다. 명함이야기가 나왔으니 좀더 이야기해 보자. 여러분들은 지금까지 살면서 명함을 몇개나 소지하고 있는가? 필자는 일하면서 받은 명함은 수도 없이 많다. 단, 명함 자체로 보관중인 것은 없다. 모조리 디지털화 하였다. (관련 앱 소개는 추후 공개) 종이 상태의 명함으로 "완벽한 인맥관리" 를 하고 있다라고 자신하는 사람 한번 손들어 봤으면 한다. 아마 절대 없을 것이다. 그만큼 명함이 쌓이면 결국 관리가 되지 않고 점점 잊혀져만 간다. 하지만 이것을 디지털화 해놓았다면 명함 이미지를 통하여 검색도 빠르게 되고 무엇보다 그사람에 대한 기억들을 차곡 차곡 모두 적고 기억 할 수 있기 때문에 보다 효과적인 인맥관리가 가능해진다. 

 모든 것들을 "디지털화" 하라. 오히려 종이로 가지고 있을 때보다 효율성은 높이고 자기 자신에 대한 가치를 더욱 높일 수 있는 기회가 생기게 된다. 명심하라. 종이는 반드시 디지털화 하고 정리해야 한다. 앞으로 적게 되는 필자의 글들을 통하여 철저하게 아날로그를 디지털화 하는 방법을 배우게 될것이다.