[업무] PARA 방식으로 회사 업무 노트 정리하기

업무 노트 정리, 여러분은 어떻게 하고 계신가요? 오늘은 제가 실제로 활용하고 있는 PARA 시스템을 기반으로 한 업무 노트 정리 방법을 공유하려고 합니다.

PARA의 탄생

PARA는 생산성 전문가 Tiago Forte가 그의 저서 "Building a Second Brain"에서 제안한 정보 관리 시스템입니다. 디지털 시대에 넘쳐나는 정보를 효율적으로 관리하기 위해 고안되었죠. 2017년 처음 소개된 이후, 전 세계 지식 노동자들 사이에서 폭넓게 활용되고 있습니다.

PARA가 뭔가요?

PARA는 Projects(프로젝트), Areas(영역), Resources(자료), Archives(보관함)의 약자입니다. 이 네 가지 카테고리로 모든 정보를 체계적으로 정리하는 방법이죠. 특히 회사 업무와 관련된 문서를 정리할 때 매우 효과적입니다.

폴더 구조 살펴보기

1. 프로젝트 (Projects)

• 현재 진행 중인 모든 프로젝트 관련 문서
• 기한이 정해진 업무들
• 완료되면 보관함으로 이동

2. 영역 (Areas)

• 팀 운영 관련 문서
• 주간/월간 보고서
• 부서 목표와 KPI
• 지속적으로 관리가 필요한 문서들

3. 자료 (Resources)

• 사내 규정과 매뉴얼
• 업무 관련 템플릿
• 참고용 가이드라인
• 자주 찾아보는 문서들

4. 보관함 (Archives)

• 완료된 프로젝트 문서
• 지난 보고서
• 더 이상 활용하지 않는 자료들

실제 활용 꿀팁

1. 명확한 네이밍 규칙을 만드세요

   • 날짜프로젝트명문서종류
   • 예: 20240111_마케팅기획_회의록

2. 주기적인 정리가 핵심

   • 매주 금요일 퇴근 전 10분
   • 완료된 프로젝트는 보관함으로
   • 불필요한 문서는 과감히 정리

3. 검색이 쉽게 태그 활용하기

   • #회의록 #기획 #보고 등
   • 나중에 문서 찾기가 한결 수월해집니다

마무리하며

PARA 시스템의 가장 큰 장점은 단순명료함입니다. Tiago Forte는 "가장 좋은 시스템은 실제로 사용하는 시스템"이라고 강조했습니다. 복잡한 폴더 구조는 오히려 정리를 방해할 수 있죠. 처음에는 네 가지 카테고리로 시작해서, 필요에 따라 하위 폴더를 추가하는 것을 추천드립니다.

참고자료

• 티아고 포르테 - "세컨드 브레인"
• Forte Labs Blog (fortelabs.com)