Prestasi Perdana Setelah 5 tahun: Peraihan Kemenangan Lelang Tim Marketing
Perum Percetakan Negara RI merupakan Badan Usaha Milik Negara yang berfokus pada industri percetakan yang melayani konsumen baik dari pemerintahan maupun kalangan umum/swasta. Sejak berdirinya di tahun 1809, PNRI berkomitmen menjaga kualitas produk. Melalui PP No 46 Tahun 1991, PNRI menjadi Perusahaan Umum (Perum) dengan fungsi sebagai agent of development dan profit center. Kemudian melalui PP RI No 72 Tahun 2012, PNRI berperan dalam bidang percetakan, jasa grafika, penerbitan, multimedia, dan lainnya.
Awal Februari 2018 lalu merupakan awal tahun yang baik bagi Tim Marketing PNRI, pasalnya mereka baru saja mendapat apresiasi dari Direksi karena telah berhasil meraih kemenangan lelang setelah hampir lima tahun menunda keberhasilan. Proses lelang yang melalui sistem LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) dari LKPP ini bersumber dari lembaga Sekretariat Militer. Proses lelang dimulai di akhir bulan Januari 2018 dan berlangsung selama dua minggu.
Kegiatan lelang melalui pagu Kementerian Keuangan ini mengadakan pengadaan untuk pengerjaan Dokumen Sekuriti, seperti Piagam Penghargaan, Map, dan Sertifikat dengan nilai HPS yaitu sebesar 3,1 Milyar. Penilaian yang ketat mengharuskan calon pemenang memenuhi berbagai persyaratan, tidak hanya dari kesesuaian harga penawaran dengan HPS, melainkan juga secara administrasi, fitur sekuriti, serta kesesuaian spesifikasi teknis dan kapasitas produksi harus disesuaikan dengan kebutuhan lembaga tersebut.
Proses kepesertaan PNRI sendiri diawali dengan mendownload RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat), penunjukan AO (Account Officer) oleh Kepala Divisi Marketing, dan dilanjutkan dengan rapat tim. Untuk tim lelang Sekmil ini terdiri dari Pak Johansyah selaku AO, Pak Tahyan untuk kelengkapan dokumen dan legalitas, Pak Zaenal dan Putra untuk tim kalkulasi, Ibu Ari dari pengadaan, Ibu Ani dari keuangan untuk permodalan, dan Pak Toto W Pudjianto dan Adhi Taruno dari produksi.
Proses persiapan lelang dilanjutkan dengan mengkalkulasi penyusunan dokumen penawaran dan kelengkapan administrasi lainnya. Setiap bagian akan memperoleh informasi mengenai RKS dan jadwal pelaksanaan lelang untuk menghindari keterlambatan input dokumen lelang. Masa pengisian daftar ceklist dokumen umumnya dilakukan selama satu hari.
Menurut Tahyan, keberhasilan lelang tidak terlepas dari kerjasama dan persiapan yang matang dari seluruh anggota tim. Strategi yang diterapkan yaitu dengan mempelajari harga penawaran pemenang lelang di tahun sebelumnya. “Tiap kementerian punya aturan baku baik legalitas, spesifikasi, kapasitas produksi, dan lainnya sebagai master rule. Nilai penawaran itu umumnya mengalami kenaikan per tahun.” ujarnya.
Peningkatan fasilitas dan peralatan produksi milik PNRI juga menjadi faktor pendukung keberhasilan lelang kali ini, karena keberadaan mesin-mesin baru ini mendukung spesifikasi instrumen yang disyaratkan oleh lembaga tersebut, salah satunya mesin printing 6 warna. Database harga dan stok produksi yang selalu diupdate juga bermanfaat untuk mempercepat analisis penawaran harga. Untuk lelang ini, penawaran yang diberikan PNRI sendiri sebesar 2,3 Milyar yang hanya selisih beberapa ratus juta dari kompetitornya, Pura Group dan Peruri.
Kendala yang sering dihadapi oleh tim adalah sulit untuk memperoleh harga dan contoh produk yang sesuai permintaan, serta lelang yang terkadang ‘dikunci’ dengan standar tertentu, Namun demikian, PNRI terus berupaya memberikan pelayanan professional sesuai visi dan misi yang dibangun oleh perusahaan.
“Kerja itu harus fokus pada taget untuk mengetahui kemana arah melangkah dan harus ada persiapan. Persiapan lelang kami minimal 2 bulan sebelum pelaksanaan, melalui pencarian informasi sebanyak-banyaknya untuk menguasai informasi produk. Jika tidak punya target dan tidak fokus, hanya akan membuat terburu-buru dan justru akan meningkatkan resiko kegagalan” ujar Pak Johansyah.
Di era digital seperti saat ini, PNRI dihadapkan pada tantangan kecepatan kerja, tim lelang melalui aplikasi INAPROC, selalu siap memonitor proyek pengadaan pemerintah, dan tim lelang saat ini juga baru saja memenangkan lelang dari KPU Bekasi, dan pengadaan selanjutnya dari Kemenkes, dan Kemendikbud. Melalui dukungan dari semua pihak terkait kesesuaian spesifikasi, kapasitas produksi, pengadaan, dan unit lainnya diharapkan akan terus bertambah tim-tim lelang yang sukses lainnya. (Danti Nur)