Cześć,

W Internecie można znaleźć wiele poradników o tym, jak stać się człowiekiem produktywny, co trzeba zrobić, z czego korzystać, aby osiągnąć ten cel. Zazwyczaj w treści tego typu artykułów można znaleźć propozycje programów, które pozwolą nam zarządzać zadaniami, opis technik zarządzania czasem i masę innych rzeczy. Ja w tym artykule podejdę do sprawy trochę inaczej, gdyż przedstawię Wam mój sposób na bycie produktywnym oraz opiszę z czego korzystam, aby ten cel osiągnąć.

Na samym początku zacznijmy od tego, kto to jest człowiek produktywny. Pierwsza myśl, jaka zapewne nam przychodzi do głowy to ktoś, kto dużo pracuje, dużo potrafi zrobić w ciągu jednego dnia. Ja mam trochę inną definicję:

Człowiek produktywny to taki, który potrafi się skupić na zadaniu, potrafi je wykonać w krótkim czasie, nie tracąc przy tym jakości pracy.

Chcąc być produktywnym musimy korzystać z programów, które ułatwią nam planowanie jak i wykonywanie zadań, zatem nie przedłużając dłużej, oto lista moich programów, z których korzystam oraz ich rola:

Lista aplikacji

Kalendarz Google

W tym programie zapisuję wydarzenia, których wykonanie musi się odbyć o określonej godzinie (np. piwo z kolegami o 21 w centrum), oraz tutaj znajdują się zadania bez przypisanej daty, ale mające najwyższy priorytet (inaczej mówiąc muszę je najpierw wykonać).

Nozbe

Jest to nic innego jak program do tworzenia list zadań. Tutaj znajdują się wszystkie zadania z priorytetem „normalny”, które nie posiadają określonej godziny wykonania, ale muszą być wykonane dzisiaj. W tym też programie mam utworzone projekty np. dom, samochód, zakupy i do poszczególnych projektów przypisuję zadania, ale co ważne, bez daty wykonania.

Notatnik Google

Prosty notatnik służący mi jako brudnopis. Zapisuję w nim wszystko, co uznam za warte zapisania.

Trello

Cyfrowa tablica korkowa. Tego typu program służy mi do planowania dużych projektów. Co możemy uznać za duży projekt? Przykładowo szukanie dodatkowej pracy. Trello pozwala nam tak duży projekt rozbić na mniejsze kawałki.

Pomodoro (aplikacja Brain Focus dla systemu Android)

Technika zarządzania czasem, najgorsza rzecz do opanowania w trakcie „przemiany na bycie produktywnym”, ale o tym za chwilę.

Mamy już zestaw aplikacji, z których korzystam. zatem zajmijmy się najważniejszym aspektem, czyli pomodoro.

Pomodoro samo w sobie jest bardzo dziwnym wyrazem i może wywoływać lekkie zdziwienie u niektórych osób, ale to nic innego jak metoda zarządzania czasem. Jest to najważniejszy element całej tej układanki, ponieważ ułatwia nam jego kontrolowanie. Dzięki sesjom 25 minutowym wiemy, ile mamy czasu do wykorzystania na swoje zadania, nim pojawi się przerwa, kiedy mamy chwilę spokoju możemy przeanalizować, ile zadań daliśmy radę wykonać w określonym przedziale.

Oprócz tego pomodoro zmusza nas do robienia przerw. Zapewne każdy z nas miał taką sytuację, że jak siadł do jakiegoś zadania, to siedział 3 godziny bez przerwy, po czym odchodził od komputera z bólem kręgosłupa i głowy. Technika pomodoro zmusza nas co 25 minut do zrobienia sobie 5 minutowej przerwy. Już samo 5 minut mówi naszej podświadomości, że jest to bardzo mało czasu, więc warto go wykorzystać jak najlepiej, przed kolejną, 25 minutową sesją. Po 4 takich sesjach będziemy mieli do wykorzystania aż 20 minut przerwy i jest to najlepszy moment na dłuższe odejście od wykonywanych przez siebie zadań i zapewnienia sobie chwili dla siebie.

Jak z tego wszystkiego korzystać, aby na starcie nie zginąć?

Mamy już wszystko opisane, teraz kilka wskazówek ode mnie, jak z tego wszystkiego korzystać.

Planuj wieczorem i tylko dzień jutrzejszy.

Ja zawsze o godzinie 21 otwieram projekty w Nozbe, Trello i wybieram, które zadania mam jutro zrobić, nadając od razu poszczególnym zadaniom priorytety i najważniejsze, ustalam tylko jutrzejszy dzień! Na początku mojej zabawy z produktywnością planowałem cały tydzień, co niestety okazało się zgubne. Dlaczego? Wystarczy, że nagle coś Ci wypadnie, ważny wyjazd, wydarzenie w rodzinie i już cały Twój harmonogram zaczyna się sypać. Z tego też powodu planuj wyłącznie dzień jutrzejszy.

Mierz siły na zamiary.

Bardzo często na początku możesz spotkać się z sytuacją, że nie wykonasz wszystkich zadań, gdyż… po prostu nie zdążyłeś. Przypisałeś sobie zbyt wiele rzeczy do zrobienia, niż byłeś wstanie zrobić, dlatego też musisz mniej więcej określać, ile dana czynność może zająć Ci czasu.

Gdy czegoś nie zrobisz, nie przekładaj tego.

Jeżeli z jakiegoś powodu nie zrobisz jednego zadania w dniu dzisiejszym, to nie przekładaj go na następny. Dlaczego? Ponieważ po uruchomieniu programu na drugi dzień będziesz widzieć, że masz zaległe zadanie i pasowałoby je zakończyć. Program Nozbe oznacza takie zadania płomieniem, co od razu rzuca się w oczy.

Skupiaj się na zadaniach, nie na projektach.

Kiedyś w głowie ułożyłem sobie takie zdanie:

„Nie skupiaj się na projektach, ponieważ projekt zawsze zbudowany jest z wielu zadań, a to tylko rozprasza Twoją uwagę, zamiast ją skupiać. Lepiej wybrać jedno zadanie i na nim skoncentrować swoje myśli. W ten sposób nawet nie zauważysz, kiedy zrobiłeś cały projekt”.

Zdanie to powstało na bazie moich doświadczeń. Kiedyś skupiałem się na całych projektach to miałem wrażenie, że muszę zrobić coś wielkiego, co zajmie mi dużo czasu, że muszę się skupić na wielu aspektach naraz. Powodowało to pewien chaos w mojej głowie, nim cokolwiek zacząłem robić. Od pewnego jednak okresu na spokojnie rozpisuję sobie zadania dotyczące danego projektu, następnie wybieram jedno z nich i je wykonuję, a gdy je zrobię, biorę następne, aż do ukończenia całego projektu.

Co masz zrobić dziś, zrób to dziś!

W początkowym stadium zapewne każdy z Was będzie miał takie momenty jak „dobra, to zadanie zrobię jutro, dzisiaj mi się nie chce”. Jest to fatalne podejście, które rodzi bardzo złe nawyki. Jeżeli masz coś zaplanowane na dziś i wiesz, że masz dużo czasu aby to wykonać, to zrób to dziś!

Szanuj czas mijający w pomodoro

Jeśli pomodoro wskazuje czas pracy, pracuj, jeżeli wybiła przerwa, to odejdź od komputera. Nie rób czegoś takiego jak ja, że wybiła przerwa a ja dalej pracowałem. Nie powielaj również błędu, że jak masz czas na pracę, to robisz sobie przerwę. Na początku będzie to bardzo trudne do opanowania, ale z czasem wejdzie w nawyk.

Zmieniając czas w pomodoro zastanów się dwa razy, czy wiesz co robisz

W pomodoro domyślnie jedna sesja trwa 25 minut, krótka przerwa 5 minut, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić te interwały czasowe. Jest to jednak zabieg niebezpieczny, gdyż ustawiając zbyt dużo czasu na pracę może dopaść Cię stan, że zamiast wykonywać zadania będziesz myślał „kiedy wreszcie ta przerwa”. Ja pracuję na domyślnych ustawieniach.

Nie wykonuj kilku zadań jednocześnie. Rób jedną rzecz, a dobrze.

Gdy masz kilka zadań do wykonania np. napisać artykuł, sprawdzić maila, kupić lodówkę, to wybierz jedno z nich i skup się na nim. Nie rób czegoś takiego, że napiszesz jeden akapit, potem zaczniesz szukać lodówki a na samym końcu sprawdzisz maile. Efekt będzie taki, że nie zrobisz nic do końca, tylko będziesz mieć rozgrzebane trzy zadania.

Miej lukę czasową na wypadek niezapowiedzianego wydarzenia.

Nigdy nie planuj swojego dnia do ostatniej minuty. Miej zawsze lukę czasową na wydarzenie, które może Cię zaskoczyć.

Miej czas dla siebie.

Ja stosuję zasadę, że pracuję do 21. Gdy wybije ta godzina, planuję swój jutrzejszy dzień, a po wykonaniu tej czynności mam tak zwany czas nic nie robienia. Wtedy oglądam filmy, gram w gry, czytam inne luźniejsze rzeczy.

Zrób sobie jeden dzień wolnego

Musisz mieć też dla siebie i swoich bliskich, dlatego zrób sobie jeden dzień wolnego. Nie planuj wtedy nic. U mnie takim dniem jest niedziela.

Nie każdy człowiek może być produktywny

Zdaję sobie sprawę, że tym zdaniem zasiałem niepokój w niejednym czytelniku, ale niestety to prawda. Podstawą w byciu produktywnym jest samoorganizacja i samodyscyplina. Żaden program nam nie pomoże, czy nawet najbardziej zaawansowana technika zarządzania czasem, jeżeli nie będziemy mogli sami zmotywować się do pracy i sami nie będziemy przestrzegać zasad, które przed sobą postawimy. Moja droga do bycia „produktywnym” również nie była usłana różami, pokazała mi wiele problemów w mojej samodyscyplinie, w moim myśleniu, ale udało się je pokonać. Moja rada – spróbuj, zobaczysz jak się będziesz z tego typu organizacją czuł. Nikt Ci niczego nie narzuca, ale spróbowanie czegoś nowego na pewno nie zaszkodzi. Dodatkowo nie musisz robić tak jak ja, możesz z czasem wypracować swój własny system.

Śmiało zadawaj pytania

Temat produktywności jest tematem bardzo złożonym, dlatego zapraszam do zadawania pytań. Jeżeli będzie wiele pytań powtarzających się, to stworzę swego rodzaju FAQ do tego wpisu, dla potomnych, ewentualnie uzupełnię o dodatkowe informacje, które się tutaj z jakiś powodów nie znalazły.

Źródła

Wszystkie obrazy zawarte w tym wpisie pochodzą z serwisu https://unsplash.com/

Wsparcie

Podobał się wpis? Wesprzyj!