Las herramientas digitales de almacenamiento y de colaboración, es un tema muy interesante, ya que son utilizadas por una alta cantidad de usuarios digitales; en muchos casos, sin conocer las verdaderas potencialidades y los beneficiosos que ofrecen, ya sea de forma personal o empresarial.

Guardar información y a su vez colaborar en ella, implica estar constantemente en el desarrollo de “algo”; ya sea de un proyecto de gran alcance o pequeñas actividades. Cuando se decide participar en un plan de trabajo, hay el compromiso de involucrarse desde el inicio, a fin de obtener los mejores resultados que garantizará el éxito del proyecto.

El concepto de almacenamiento y colaboración, están presentes desde hace mucho tiempo en el área tecnológica. Ejemplo de ello es el procesamiento de datos, que son rutinas diseñadas para generar información que será utilizada por terceros; las diferentes salidas de esos datos procesados, es guardado en un documento o archivo que alimenta otro proceso; es decir, los mismos vienen concatenados unos a otros llevando a cabo un ciclo, para tener así un producto final, con información tratada mediante ciertos parámetros.

El trabajo colaborativo, se observó con la implantación de servidores; que son equipos con grandes capacidades para gestionar recursos compartidos, a disposición de los que forman parte de la organización; ya sea para audio y video, transferencias de archivos FTP (File Transfer Protocol), intranet corporativo, servidores de chat , entre muchos otros.

Con el tiempo estos conceptos de trabajo colaborativo, se han afinado un poco más, creando e implantando desarrollos con la misma filosofía masificando en usabilidad; de tal manera que exista la posibilidad de llegar a más personas, para que hagan uso de todas estas plataformas. Es cuando surgen las herramientas de almacenamiento y colaboración en la nube. Las cuales se plantean de acuerdo a las necesidades individuales o grupales, lo más interesante es que con ellas y el internet, se rompen barreras en el acceso, espacio y uso.

Existen muchas organizaciones dedicadas al creación de estas plataformas, que están en constante desarrollo de tecnología; a fin de ofrecer mejores servicios de almacenamiento y colaboración, colocando en el mercado productos con varios niveles de acceso. Donde el tomador del servicio elige el plan que mejor le convenga, evaluando sus objetivos.

¿Qué es una herramienta digital de almacenamiento y de colaboración en la nube?

Son plataformas bien pensadas, que buscan facilitar la disponibilidad de archivos de diferentes tipos de formatos de una manera rápida, segura y organizada. Guardando información en ellas y a su vez permiten el acceso, para el desarrollo de trabajos en red de manera participativa por parte del equipo involucrado.

Ejecutar actividades de manera colaborativa, incentiva a la constante iteracción por parte del equipo con el proyecto, además de existir la posibilidad de ser innovador y creativo; incorporando de forma natural las fortalezas de los involucrados. En la constante participación se presentan las lluvias de ideas, donde se expone el conocimiento de forma diferente, entregando información valiosa a todo el equipo. Hay un trabajo en cooperación con el logro de los objetivos; es decir, existe un equipo alineado con las metas y la organización.

Es una excelente herramienta para apoyar en diferentes escenarios; en momentos de fallos, para resolver incidencias que se presenten, es una de las formas más eficiente de atacar esas debilidades con tiempos de respuesta muy eficaces.

Beneficios

• Mejor y mayor comunicación; una buena comunicación con el equipo de trabajo, puede ser de gran ayuda para el logro de los objetivos; cuando se hace uso de las herramientas de almacenamiento y colaboración en la nube, hay un ejercicio constante para mejorar la comunicación; ya que se informa al equipo involucrado, para que estén al tanto de las actividades y observen la transparencia en el desarrollo del proyecto.

• Proactividad; hay la libertad de que algún miembro del equipo, tome el control de cierta situación; dando respuestas o soluciones acertadas; no se limita sino se trabaja a fin de la meta u objetivo.

• Coordinación; en todo proyecto existen roles para desarrollarlos, por lo tanto al hacer uso de estas herramientas, pueden definirse tareas aplicadas a cada rol; lo que traerá como consecuencia el cumplimiento de metas ordenadamente, apoyado con otras herramientas que son importantes para el trabajo organizado.

• Seguimiento; estar al tanto de lo que ocurre en los proyectos, seguir de cerca las fases desarrolladas, conocer del dinamismo con el que se lleva a cabo los objetivos.

• Flexibilidad; cuando se ejecutan muchas actividades, puede existir momentos de congestión laboral; es por eso, que trabajar en estas herramientas te permite retomar temas en otros instantes, donde surgen las ideas y hay la motivación para desarrollarlas.

• Reducir costos; buscando la rentabilidad y la productividad de forma permanente, se implementa este tipo de herramientas; a fin de lograr proyectos haciendo mucho más, utilizando menos recursos. Eliminando la redundancia en las ejecuciones de ciertas tareas y a su vez minimizando tiempos de respuesta.

• Gestión del conocimiento; plantear ideas, exponerlas y a su vez existe transmitirlas; lo que genera la oportunidad de aprender nuevos temas. Es hacer de la información individual a una forma grupal, de acuerdo a los intereses comunes.

Seguridad

La seguridad es un tema de interés en el mundo tecnológico, de igual manera es muy relevante en las herramientas de almacenamiento y colaboración en la nube; esto es debido a su incremento en la utilización de estos servicios. La seguridad, básicamente corresponde a las medidas utilizadas para resguardar la información, ya sea aplicando reglas, políticas, procedimientos, herramientas o infraestructura; en el ámbito de servicios en la nube aplica de la misma manera.

Es mucha la información respaldada en la nube, por lo tanto se pueden generar dudas sobre la seguridad que hay en ella; ya que existen ciertos peligros en la red, posibles ataques para tener acceso a información importante, ya sea de alguna organización en particular o a nivel personal. Estos peligros se presentan desde diferentes formas y dependiendo de los intereses; por ejemplo puede presentarse desde usuarios, internos o externos, de nivel técnico avanzado y que conocen las rutas de acceso.

La seguridad en la nube, será acorde al nivel de servicio que se decide utilizar de las empresas que ofrecen estas plataformas; donde se tiene la posibilidad de elegir servicios gratuitos o pagos de acuerdo a ciertos niveles. Lo que permitirá ofrecer mayor y mejor resguardo a sus clientes. Las organizaciones dedicadas a estos servicios, ofrecen planes para recaudar en su negocio, ya que deben invertir en herramientas y dispositivos; para ofrecer seguridad de altos niveles y así mantenerse en el mercado como líderes en servicios en la nube. Es importante documentarse en este tema, en el momento de adquirir alguno de estos servicios; ya que es el usuario el responsable de elegir correctamente el nivel de seguridad que requiere para resguardar su información.

Para leer un poco más: http://noticias.universia.es
https://aws.amazon.com

Ejemplos:

Dropbox

Dropbox es una herramienta de almacenamiento y de colaboración en la nube. Disponible para iPhone, Android, Mac o para PCs; y es una de las aplicaciones o que más se conoce en el mercado, por lo práctico de usar.

Las fuentes principales de cualquier herramienta nos entregan información valiosa, así que los invito a visitarlas. Dropbox se puede utilizar, desde la Web, ya sea un con dispositivo móvil o desde la PC; estas son las formas de acceder a la herramienta. Iniciar la descarga de la aplicación, permitirá familiarizarte con ella; y podrás comenzar a usarla para almacenar los diferentes archivos que se deseen.

Tener acceso desde cualquier dispositivo, con solo tener internet es la característica principal; también se puede acceder a la información de modo offline, solo si lo guardaste la carpeta Dropbox de tu dispositivo, ya que se sincroniza. Una de las funcionalidades que resaltan de la aplicación es que puedes hacer cargas de forma automática desde la cámara de un dispositivo; tomas la foto y de inmediato se carga de manera automática en tu cuenta Dropbox.

Hay algunas maneras de Ganar más espacio con Dropbox, entre ellas te puedo mencionar que sí conectas tus Redes sociales como Facebook y Twitter, hacer una visita guiada sobre qué es Dropbox Esto te asignará cierta cantidad de MB por cada una; otra forma es recomendando el uso de Dropbox, donde, te asignan una cantidad de almacenamiento adicional, por cada persona que se registre. Hasta ahora que lo máximo es de 32 GB, sin embargo también ofrece planes de servicios pagos con mayor capacidad de almacenamiento.

Si aún no usas Dropbox, te invito a registrarte a través del siguiente enlace: https://db.tt/xL40IK30Zv . Para conocer más visita: https://www.dropbox.com/features?trigger=footer

Google Drive

Una herramienta más que ofrece el servicio de almacenamiento en la nube, donde puedes guardar cualquier archivo; con solo tener una cuenta de correo Gmail podrás utilizar Google Drive. En algunos casos solicita validar la dirección de correo para acceder en este sitio.

Actualmente Google Drive, ofrece una capacidad de 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube de Google, donde almacenar fotos, historias, diseños, dibujos, grabaciones, videos y todo lo que se te ocurra Así lo mencionan en su página. También tienen planes con más capacidad de almacenamiento y más servicios, por el pago de una cuota; que pueden ser adquiridos de forma personal o empresarial.

Con un servicio integrado que ofrece a los usuarios no solo un espacio para almacenar, sino también la posibilidad de crear, editar, compartir y acceder a archivos, documentos y carpetas de todo tipo. Con esos 15 Gigas de almacenamiento se puede incluso guardar películas, gran cantidad de canciones y de fotografías o videos.

Crear y colaborar en proyectos con otros usuarios utilizando google drive, se pueden acceder y realizar modificaciones, varios usuarios al mismo tiempo y con el App de Drive para Android, se puede escanear documentos en papel, con solo tomar una foto de los documentos, como recibos, cartas y estados de cuenta, y Drive los almacenará instantáneamente como archivos PDF.

Accede a tus archivos en cualquier lugar es importante donde Vayas donde vayas, tus archivos te siguen.

Conoce más de Google Drive en https://www.google.com/intl/es-419_ALL/drive/; recuerda que con solo tener una cuenta de correo gmail ya tienes acceso a usar este servicio.

Box

Es una plataforma de este grupo de herramientas digitales, dedicado en ofrecer servicios de intercambio de archivos en la nube, de gestión de contenidos de servicios ya sea para personas o empresas; basado en la misma filosofía de compartir, colaborar y trabajar con archivos o proyectos que se suben a esta herramienta; destacando en sus servicios las transferencias seguras y el cifrado en ellas.

Una de las características que se destaca en esta herramienta, es la integración con otras herramientas; lo que permite mayor capacidad de alcance para desarrollar trabajos colaborativos.

Box ofrece planes:

• Empresariales
• Comerciales.
• Personales; hay dos planes, el primero es Individual de forma gratis con 10 GB para almacenamiento y el Individual pro, con características y beneficios que atractivos, por ejemplo 100 GB de almacenamiento.

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Notas:

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  Autor: @danielvehe

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