Cuadrante de Prioridades: ¿Cómo evitar saturar tu vida? | Vida personal

De haberme conocido hace dos años, te habrias encontrado a una persona completamente diferente. Lo primero, es que tenía el cabello mucho mas largo que ahora. Lo segundo, es que vivía saturada de cosas por hacer. Lo tercero, es que los ataques de ansiedad eran tan violentos, que empecé a perder el cabello. Tenía tanto por hacer, que el pánico me atrapaba y no hacía nada. ¿Has pasado por algo similar? Entonces, bienvenido: Tu vida está tan saturada como estaba la mia.

Y digo con propiedad que es el infierno hecho lista de tareas. La lista de cosas por hacer es TAN LARGA, que al final del día no sabes que hacer. Al principio, pare imposible lidiar con todo lo que dejaste acumularse, lo que ya debes terminar, y lo que vendrá. Es como un ciclo sin fin de estrés. Pasan los días, y sigue creciendo. Pero te traigo la herramienta que me ayudó a cambiar mi modo de ver el mundo, además de liberarme del estrés diario. Te presento una solución efectiva para tu estrés organizativo.

EL CUADRANTE DE PRIORIDADES, o Matriz de Steven Covey.

Fuente: PDCAHOME

Esta es una herramienta FUNDAMENTAL para toda persona con una agenda apretada. Y lo digo con la propiedad de mi experiencia: sin esta matriz, me habría vuelto un poco más loca de lo que estaba. Te explico un poco como funciona y como puede servirte para evitar saturar tu vida.

Primer Cuadrante Urgente / Importante

Aquí va todo lo que debe salir YA. Normalmente en entornos laborales, son tareas con vencimiento de tiempo, que deben ser atendidas con urgencia. Estas son las que suelen confundirse un poco, y entorpecer la aplicación del cuadrante. Pasa sobretodo porque tendemos a darle a todo una importancia similar, cuando no es así. Debes considerar que cada vez que igualas en prioridad tus cosas, te saturas casi automáticamente.

Considera lo que realmente es fundamental para tu desempeño. ¿Qué tiene deadlines? ¿Qué va a un cliente? ¿Qué se vence? ¿Qué me puede generar un retraso con un proyecto? Todas estas cosas, que de no hacerlas, tienen consecuencias negativas inmediatas, van en este cuadro. ¿Emergencias? Aquí. ¿Imprevistos? Aquí también. Si son cosas que te generan estrés, ansiedad o preocupación, sin duda deben ser atendidas de forma urgente, porque son importantes. Ahora que lo definiste, pasemos a la siguiente.

Segundo Cuadrante: No Urgente / Importante

Esta es como la conchita de mango, el truquito en la lista. Te explico porqué: aunque no sean cosas que son de ya para ya, son importantes para lo que haces. Y normalmente, en nuestro día a día, las tenemos en el olvido. Suelen ser actividades rutinarias, que dejamos en el rincón porque no nos parecen relevantes, cuando lo son, solo que de manera diferente.

La capacitación, por ejemplo, es importante. Pero no es algo urgente. El vaciar data en una hoja para un reporte es importante, pero a menos que tengas la entrega encima, no es urgente. ¿Ves por donde voy? Son tareas que pueden caer en lo común, pero que no vemos a detalle. Es necesario que la anotes y apliques, porque ellas te ayudarán a mejorar inmensamente tu productividad.

Tercer Cuadrante: Urgente / No Importante

Este es uno de los cuadrantes favoritos de muchas personas. Contiene una palabra clave que me encanta en lo particular, consiste en "DELEGAR". El 3er cuadrante es para tareas que son urgentes por plazos de tiempo, pero que no son exactamente lo que tu debes estar haciendo. Aqui es cuando un equipo de trabajo es fundamental: puedes pedir apoyo con estas tareas.

Es fundamental que reconozcas el valor de lo que otro va a hacer en caso de que delegues: no porque sean poco importantes para tu objetivo, son poco importantes para el general o la meta final. Solo no son donde debes enfocar tu energía. Por esta razón es importante que consideres las cosas como algo relevante para el objetivo, y transmitas esto al equipo al que delegues. Si no estás haciendo esto para tu trabajo, sino para tu vida personal o académica, en lugar de delegar, hazlo rápido si es posible. Así te desocupas poco a poco sin afectar todo lo demás.

Cuarto Cuadrante: No urgente / No importante

Estas tareas son las que no deberias ni considerar. Suena fuerte, pero el concentrar tus esfuerzos en ellas pueden incluso llevarte al despido. ¿Por que las tienes allí? Es momento de pensar en la relevancia de estas tareas en tu entorno laboral. Ahora, en este cuadro también van cosas de indole personal. ¿Qué hacer con ellas? ¿Las eliminas también? No, en este momento debes definir si son cosas que realmente vas a hacer.

Digo esto porque muchos (y me cuento entre ellos) añadimos cosas como "Ir a tal cafetería que queda al otro lado del mundo esta semana" o "Hacer 428423 horas de ejercicio al día". Si, son personales. Puede que sean relevantes en nuestro esquema mental, pero es probable que no sean cosas que realmente haremos. Entonces, es momento de sincerarse. ¿Son cosas que realmente harás y que tendrán beneficio para tu vida? Si tu respuesta es no, bórrala de la lista. Y reenfoca tu esfuerzo en las otras para definir un mejor enfoque para estas tareas.

¿Se aplica a todo en la vida?

La respuesta es SI. El cuadrante lo puedes usar para absolutamente todo, incluso en situaciones de emergencia. Es de hecho un sistema de que deberias incluir en tu rutina diaria, porque siempre que lo apliques verás resultados. A mi me funcionó como anillo al dedo: logré despejar no solo mi trabajo de estrés innecesario, sino que también enfoque mis planes personales. Y definí (en papel, porque soy un poco anticuada) en listas lo que necesitaba hacer.

Logré de esa manera, despejar mi 'agenda' y encontrar tiempo para concentrarme en lo importante. Además, logré coordinar muchos proyectos que tenía pendientes pero que no habia podido atender por falta de tiempo. Para mi, fue una absoluta maravilla. ¡Y estoy segura que para ti también lo será!

Ahora, es momento de que tomes lápiz y papel y hagas una lista de tus cosas pendientes. Gestiona cada una de ellas de forma independiente, y asignales las siglas que correspondan:

• U/I: ¡Debe salir ya!
• NI/I: Es relevante, ponlo arriba en tu lista.
• U/NI: Es relevante, pero puede esperar un poco.
• NU/NI: Tachalo, si puedes. Sino, ubicalo como un "si tengo tiempo, hago esto".

Es momento de tomar las riendas de tu vida de forma eficiente. ¡Prioritiza y limpia tu agenda! Así evitarás saturar tu vida, y serás mucho más feliz al momento de hacer cualquier tarea. Te aseguro que verás los cambios de forma efectiva en poco tiempo.

Fuente: Pixabay

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-A.