¿Está cansado de buscar en su correo electrónico mensajes que usted sabe que están en alguna parte? ¿Está su bandeja de entrada llena de mensajes viejos? ¿Recibe usted frecuentemente ultimátum de su bandeja de entrada para que "la vacíe en el acto"?.
Lo ame o lo odie - o ambas cosas - el correo electrónico (e-mail) se está incrementando como método primario de comunicación en el mundo digital de hoy, en el trabajo y en el hogar. Investigaciones señalan que introducir el e-mail en una compañía aumenta las impresiones en un 40%. Enfrentémoslo, a veces el papel es sumamente práctico. Asuntos complejos, por ejemplo, a menudo requieren discusiones en las que se necesita una copia impresa que resulta en notas físicas, haciendo el correo electrónico menos valioso que la versión impresa.
Pero, por otra parte, imprimir no es siempre una buena solución. La clave para manejar los e-mails es determinante cuando se quiere conservar una copia impresa y una copia electrónica. En algunas ocasiones conservar ambas puede ser práctico. En el caso descrito arriba, por ejemplo, la versión impresa tiene valor para la discusión, y la electrónica tiene valor para crear nuevas versiones después de la discusión. En ambos casos, observando los principios que siguen a continuación, se mejorará la comunicación y se incrementará la productividad.
Enviar los e-mails con amor
Use la línea "Asunto" para describir claramente el motivo del coreo. Esto ayuda al destinatario y a usted también a localizar un mensaje que haya enviado.
Para un correo largo o complicado, creélo primero en su programa de procesador de palabras (Word) y luego cópielo en su e-mail. Así si usted tiene un percance durante su envío, puede acceder fácilmente al mensaje.
Cuando conteste un email, extraiga del mensaje que responde, lo suficiente para que el destinatario recuerde el contenido del correo original, pero borre la información innecesaria o duplicada.
Evite enviar archivos anexos (Attachments) siempre que sea posible. Los destinatarios se hacen cada vez mas reacios a abrir estos archivos debido al constante incremento de virus. En algunos casos, usted puede enviar un anexo copiándolo en el cuerpo del correo, con la explicación de poder dársele un mejor formato.
Considere usar un software de manejo de contactos para mandar todos sus correos. Con muchos programas usted puede enviar sus correos al destinatario principal y otros contactos relacionados con el asunto, y ellos aparecerán automáticamente en la Bandeja de Salida de su programa de correo electrónico.
Maneje la entreda de correos
Para evitar la saturación de correos en su buzón, cree carpetas. Por ejemplo, puede tener carpetas para cada uno de sus reportes, para cada proyecto, para un comité, y asuntos de particular interes.
Cada vez que bajo sus correos aplique el sistema ARE: Archive, Responda, Elimine.
Sino está seguro de necesitarlo, elimínelo. Al igual que en una papelera, usted puede recuperar un correo del cesto sin vacia, o de una carpeta borrada utilizando "Encontrar mensaje" (Finding Message) faciidad obtenible en muchos programas de correo electrónico.
Aplique la regla de "Hacerlo en 2" cada vez que sea posible. Si usted puede responde en dos (2) minutos enonces hágalo. Le tomará más tiempoarchivar un correo y buscarlo de nuevo más tarde, entonces, ¿Porqué no hacerlo de una vez?
Para correos que tomen más tiempo responder, déjelos en la Bandeja de Entrada o archívelo en una carpeta apropiada tales como "Acción" o "Respuesta"
Manejar su correo electrónico antes que se le salga de las manos, le puede salvar su tiempo y dinero, sin mencionar el aumento de su productividad. siguiendo estos diez (10) simples tips, usted puede hace mucho mas fácil su manejo.
Original de Bárbara Hemphill