12 Tipps für Effizientes Arbeiten
die mir persönlich oft in meinem Job - vor allem in der Selbstständigkeit geholfen haben - möchte ich euch heute mit dem folgenden Beitrag vorstellen.
01. Zeitpläne erstellen
Meetings, Präsentationen, Arbeitsessen: Ständig ist man beschäftigt und die Aufgaben scheinen kein Ende zu nehmen. Statt sich von einem Termin zum nächsten zu hetzen, sollten Arbeitswütige Zeitpläne erstellen. So wird klar, in welche Aufgaben man wieviel Zeit investieren möchte - und auf welche man getrost verzichten kann.
Aber Vorsicht: Nur realistische Ziele sind echte Zeitsparer. Übervolle Tagespläne führen zu mehr Stress und Überforderung.
02. Arbeitsplatz ordnen
Versinkt der Arbeitsplatz in einem Chaos aus Papiertürmen und Post-Its, geht das an die Arbeitszeit. Denn mit der Ordnung auf dem Schreibtisch verfliegt auch die Ordnung im Kopf. Damit wieder effektiv und zeitsparend gearbeitet werden kann, kommt man nicht um eine "Kernsanierung" herum.
Wichtig ist, dass das Aufräumen kein einmaliges Ereignis bleibt...
03. Unangenehme Aufgaben sofort erledigen
Mails checken, Pflanzen gießen und noch ein Tässchen Kaffee: Wenn eine unangenehme Aufgabe ansteht, gibt es plötzlich allerhand anderes zu tun. Trotz des Gefühls, etwas zu erledigen, verschwindet die anstehende Aufgabe nicht. Im Gegenteil, je länger sie im Kopf rumschwirrt, desto größer ist der Stress.
Einziger Ausweg aus dieser Zwickmühle ist eine eiserne Selbstdisziplin.
04. Nein sagen können
Bei ewigen Ja-Sagern ist der Stress vorprogrammiert. Denn wer seinen Kollegen ständig entgegenkommt, findet am Ende keine Zeit für sich selbst. Daher gilt es, die wichtigen Sachen rauszupicken und die nebensächlichen zu streichen - auch wenn es heißt, einen Kollegen freundlich, aber konsequent abzuweisen. Das sorgt nicht nur für mehr Zeit und weniger Belastung, sondern auch für ein besseres Selbstbewusstsein.
05. Richtig Pause machen
Wer auf seine Pausen verzichtet, um abends schneller das Weite zu suchen, handelt kontraproduktiv. Ohne den täglichen Kurzurlaub für Körper und Geist fällt die Konzentration auf den Nullpunkt. Beschäftigte müssen daher unbedingt auf regelmäßige Pausen achten!
Der Lieblingstee, ein Plausch mit den Kollegen oder einfach nur fünf Minuten Zeit für sich geben dem Workflow den nötigen Energie-Kick.
06. Teamwork koordinieren
Bei Teamwork ist ein klarer Workflow unabdingbar, sonst geht der Überblick schnell verloren. Während einige Aufgaben doppelt bearbeitet werden, bleiben andere unbeachtet liegen. Deshalb sollten kurze, interne Absprachen auf der Tagesordnung stehen. Das spart Zeit - und wertvolle Nerven.
07. Ablenkungen abschalten
Man arbeitet konzentriert an einem Problem- und dann klingelt das Telefon, piepst das Handy oder schnattert die Kollegin- und die zündende Idee ist weg. Damit bei wichtigen Aufgaben nichts dazwischenfunkt, sollten klare Vorkehrungen getroffen werden: Handy aus, Radio den Stecker ziehen und mit den Kollegen auf einen Moment der Ruhe einigen.
08. Positiv denken
Die richtige Portion Perfektionismus oder ein guter Schuss Selbstkritik haben noch Keinem geschadet. Doch gehen chronische Schwarzseher mit sich zu hart ins Gericht, drohen Frust und Verzweiflung. Manchmal muss man einfach akzeptieren, dass nicht alles nach Plan läuft.
Keiner ist unfehlbar - weder Chef noch Arbeitnehmer. Mit einer positiven Einstellung und dem Bewusstsein, Mensch und nicht Maschine zu sein, geht die Arbeit gleich viel leichter von der Hand.
09. Produktiv arbeiten
Ausgelaugt vom Bürotag, aber für das morgige Meeting noch nicht vorbereitet? Wer sich in solchen Situationen nochmal an die Arbeit macht, steht auf verlorenem Posten. Ist der Akku einmal leer, arten die einfachsten Dinge zu qualvollen Zeitfressern aus. Daher sollten Aufgaben dem individuellen Biorhythmus angepasst werden. So lernen Morgenmenschen für die Weiterbildung am Frühstückstisch produktiver als Nachteulen- und umgekehrt.
10. Zeit für sich nehmen
Im Arbeitsleben ist Freizeit Gold wert. Leider verwendet man diese oft für die unangenehmen Dinge im Leben wie Putzen, Einkaufen oder Pflichtbesuche bei Verwandten. Dabei sollte doch stets eine Verabredung fest im Terminkalender stehen: die mit sich selbst. Ob Sport, ein gutes Buch oder ein entspannender Wellness-Tag, ein Date for One füllt die leeren Batterien und stärkt das Wohlbefinden.
11. Freundschaften außerhalb der Arbeit pflegen
Wenn Kollegen zu Ersatz-Freunden werden, sollten die Warnlichter blinken! Zwar ist es von Vorteil, auch im Büro Kontakte zu pflegen. Doch ohne den sozialen Ausgleich im Privatleben, ist man bei der Arbeit schnell gestresst und überfordert. Gerade wenn es darum geht, sich über Beruf und Vorgesetzte zu beschweren, sind nahe stehende Personen – und nicht Kollegen – die Ansprechpartner. Außerdem geht die Arbeit deutlich schneller voran, wenn man auf etwas hinarbeitet wie auf ein schönes Glas Afterwork-Wein mit dem besten Freund oder der besten Freundin.
12. "Sabbatical" – Auszeit beantragen
Wird der tägliche Gang ins Büro zur Tortur, sollten Arbeitnehmer über eine Auszeit nachdenken: Das Sabbatical oder Sabbatjahr gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, für einen längeren Zeitraum Abstand von der Arbeit zu nehmen – ohne Jobverlust und mit regelmäßigem Einkommen. Spontan kann man den Aussetzer jedoch nicht beantragen. Nur durch gesammelte Urlaubstage, Überstunden oder Lohnverzicht ist solch eine Auszeit realisierbar. Ist die Zeitanhäufung aber geschafft, heißt es Koffer packen – und anderswo Energie tanken.