La méthode Inbox Zero pour gagner en productivité

Pendant très longtemps, je suis resté en alerte à chaque message reçu (email, SMS, actualité...). Je passais plus de temps à lire et répondre à mes messages qu'à réaliser mes objectifs. Grâce à une méthode créée par un expert de la productivité Merlin Mann, je peux désormais me consacrer à l'essentiel de mes objectifs en privilégiant la création à la réaction.

Le fonctionnement de cette méthode est très simple :

1. Dès que vous lisez un message (email, SMS, actualité, etc...) qui ne requiert aucune action de votre part, vous l'archivez.
2. Si le message demande une action de votre part, vous l'exécutez immédiatement puis vous archivez le message.
3. Si vous n'avez pas le temps, ajoutez la tâche à exécuter dans votre To-Do List et archivez le message.

Il existe aussi l'action "snooze" (que je n'utilise pas), qui consiste à décaler la réception de votre message. En gros, c'est le même principe que lorsque vous décalez l'alarme de votre réveil le matin, sauf que là il s'agit d'un message.

Dans tous les cas, le but est de vider votre boite de réception afin de ne pas encombrer son esprit avec des messages qui s'empilent à l'infini, créant stress et désorganisation.

Et vous pouvez utiliser cette méthode Inbox Zero pour tout type de messages !

• Vos SMS. L'application signal (que je recommande fortement pour protéger votre vie privée) intègre nativement un système d'archivage
• Vos emails, avec votre client mail favori (Outlook, Gmail, Thunderbird, Mailspring, Rainloop, etc...)
• Vos actualités, avec votre agrégateur de news (Feedly, Inoreader, Tiny Tiny RSS, etc...)

Personnellement, je traite mes messages 2 fois par jour. Une fois le midi et une fois le soir. Le principe est de diminuer et grouper ces actions répétitives afin de se libérer l'esprit et éviter d'alterner en continu entre les actions en cours et celles qui nous éloignent de l'essentiel.

À la base, le principe d'un mail ou d'un SMS, c'est d'être asynchrone. Que ce soit dans un contexte personnel ou professionnel, personne ne vous en voudra de ne pas répondre dans l'heure à votre message.

J'ai moi aussi été accro à cette hormone de la récompense, la dopamine, qui génère une sensation de satisfaction du simple fait de recevoir un nouveau message. Cette hormone qui nous incite à réaliser une action avec une gratification immédiate plutôt qu'une action qui s'inscrit dans la durée.

On a souvent le réflexe de répondre immédiatement à chaque message par peur de l'urgence. Cette urgence étant très rare, est-ce que cette peur doit justifier tout ce temps perdu ?

Aujourd'hui, j'arrive à limiter mon usage à deux fois par jour, ce qui déjà un très bien. Il vaut mieux y aller progressivement. Des personnes comme Tim Ferris ont décidé de répondre uniquement une fois par semaine à leurs messages. Et d'autres ont décidé de ne plus répondre à leurs emails, comme Sébastien Night. Et ces personnes se portent très bien !

Votre défi du jour !

J'ai un défi pour vous ! Ce défi consiste à faire ce que j'ai fait il y a plusieurs mois, c'est-à-dire archiver DÈS MAINTENANT tous vos mails et SMS, et de ne répondre qu'une à deux fois par jour pendant une semaine. Pour les plus guerriers d'entre vous qui auront réussi ce défi, dites-moi en commentaire si ça vous à été bénéfique !