Cuando se está constantemente en búsqueda de la productividad es muy común cruzarse varias veces con los mismos autores, que han escrito obras en donde proponen métodos productivos claros que dan que hablar, como por ejemplo, el método GTD de David Allen.

GTD es la abreviatura de la frase Getting Things Done, que en español sería algo como “haciendo las cosas” o “terminando de hacer las cosas”. Me jode mucho traducir de inglés a español porque hay ciertos términos que son grises, como este caso en particular, porque en realidad la idea no es sólo terminar de hacer las cosas porque hay algunas que no tienen fin. Bueh, más allá de la traducción, te cuento que a través de GTD David Allen te propone un método práctico en el que administrás tus ideas y pensamientos de forma tal que puedas tomar acción en las cosas que quieras hacer sin estrés.

Dado que la productividad es un área del desarrollo personal que abarca casi toda nuestra vida, se entiende que nunca va a haber un método que le sirva igual a todo el mundo, porque somos todos diferentes. Pero aquellos que se destacan, como el GTD, son los que te hacen experimentar un antes y un después desde el momento que los ponés en práctica.

En mi caso, antes de leer escuchar el libro por completo, leí un montón de resúmenes y mapas mentales para tratar de entenderlo sin tener que fumármelo todo, pero tuve que hacerlo igual. No me quedó otra porque siempre me surgían preguntas o no lograba entender el por qué de cada práctica, pero después de haber devorado la obra entera, te digo que es una de las mejores inversiones que podés hacer. Por eso, si todavía no lo compraste, hacelo cuanto antes. Si entendés inglés y lo querés escuchar, acá te dejo la versión en audio.

Ahora bien, como todo método famoso, siempre hay corrientes fanáticas, como yo, y varios opositores. Hay muchas personas que no les gusta para nada el GTD, es más, hasta dicen que se estresaron peor, pero creo que es porque no lograron meterse de lleno en la práctica o porque no lo entendieron del todo. La verdad es que este libro no es de fácil lectura y hay partes que se tienen que leer más de una vez, o bien, dejar descansar la mente, para entenderlas.

Por eso, en esta oportunidad, me voy a parar en el medio y te voy a compartir los pros y contras de este método para que decidas ponerlo en práctica de una vez por todas.

Empecemos por las malas.

Contras / Desventajas

LLEVA TIEMPO IMPLEMENTARLO

El GTD no te propone un sólo hábito nuevo a instalar, te pide que conviertas por completo tu forma de procesar las ideas. Esto no es como obligarte a meditar 5 minutos todos los días, sino que todo, todo, todo lo que hacés se ve comprometido por esta nueva forma de hacer las cosas. Mientras que otros métodos se pueden implementar en su totalidad en menos de una semana, el GTD puede llevar años.

Por ejemplo, la idea de no retener nada en la memoria y volcarlo todo a un soporte parece re fácil, pero en el día a día, cuando uno está acostumbrado a recordar todo, a veces prefiere tener los pensamientos en la cabeza y ahí es en donde se caga todo el sistema. Mientras que en los colegios y universidades sigan tomando exámenes sin libro abierto, nos vamos a seguir malacostumbrando a depender de nuestra memoria, y por eso, lamentablemente cuesta mucho tiempo desinstalar ese mal hábito. Imaginate implementar los pasos que siguen..

Por este punto es que se señala al subtítulo del libro que te promete una productividad sin estrés, sin avisarte que si no tenés paciencia, el implementar el sistema, en realidad puede causarte estrés. La clave está en persistir hasta dominarlo por completo.

TE VOLVÉS UN POCO OBSESIVA

Si me conocés hace tiempo, te habrás dado cuenta de que me volví bastante rompe huevos con el GTD. Es como que me hubiese convertido a una nueva religión!

Cuando por fin lográs entender e instalar el GTD en tu vida, querés que todos lo hagan. No entendés cómo pueden vivir sin este sistema! Es tal el cambio que experimentás, que sentís que todo tu entorno está congelado y no fluye porque simplemente no están procesando bien sus ideas. Entonces, ¿qué hacés? Se lo querés meter a la fuerza, sea como sea.

Mi novio, pobre, digo "GTD" y revolea los ojos para atrás. Sabe que cuando digo la sigla, estoy por querer convertirlo al GTDeísmo. Mis alumnas y colegas… las compadezco! Sé lo pesada que fui.

Hoy, después de varios meses, entiendo que esto es como ver la luz. A cada uno le llega su momento. - Chan.

TE ADELANTÁS DEMASIADO, O LOS DEMÁS QUEDAN MUY ATRÁS.

Esta en realidad es una ventaja, pero cuando trabajás en equipo o dependés de otros para hacer ciertos proyectos, el que seas tan ágil te puede hacer sentir un poco mal. Puede que pienses, ¿será que estoy siendo demasiado rápida? ¿Debo parar y esperar a los demás? Nah!!!

Con el método GTD, fijás un objetivo y avanzás a pasos agigantados, no sólo en un proyecto, sino en todos. Como los demás no procesan sus ideas de la misma manera que vos, se quedan atrás.

EL GTD NO TE ENSEÑA A FIJAR PRIORIDADES

Si no sabés qué querés de tu vida, el GTD no es para vos. Por más que te enseñe a avanzar en cualquier cosa, si vos no sabés hacia qué dirección querés ir, con este método solamente sabrás cómo ser más ordenada. Ojo, el ordenar el quilombo que tenés frente a tus ojos puede ayudarte a despejar tu mente para ver todo más claro y ahí decidir tu rumbo. Por eso, las prácticas inspiradoras - motivadoras de empezar tu día preguntándote tu por qué, deberían implementarse después de este. La realidad es que si estás super preocupada porque el fin de semana tenés visitas y tu casa es un quilombo, y además tenés un cliente rompe huevos que te está mensajeando a cada rato por b*ludeces, y encima te quedaste sin comida para el perro, se entiende que tal vez no tengas mucha claridad mental como para pensar en cómo querés verte de acá a 50 años.

Por eso, si querés un libro que te ayude a encontrar el propósito de tu vida, lee otro. Ahora, si querés despejar y ordenar tu cabeza porque sabés que tenés que tomar acción para avanzar pero estás trabada, el GTD va a ser tu mejor aliado.

Pros / Ventajas:

ADIÓS PARA SIEMPRE, PROCRASTINACIÓN!

La metodología práctica te propone que para cada proyecto o contexto en el que te toque avanzar, tengas una lista de “próximas tareas”, que si las armas muy muy simples, como te propone el libro, cuando estás mirando la lista no te queda otra alternativa que empezar a hacerlas.

Por ejemplo, si has decidido hacer webinars el próximo mes, pero te da terror con sólo pensarlo, si en este momento te preguntás ¿cuál es la próxima acción? Verás que la próxima acción que podés hacer en este momento, es una boludez, como por ejemplo, hacer un brainstorming de ideas. La acción que sigue es elegir una. La que sigue es elegir una fecha. La siguiente, elegir un horario. Y así sucesivamente. En el post de cómo me organizo con Asana y Bullet Journal podés ver el ejemplo exacto de la lista de próximas acciones para concretar un webinar. Allí verás que las microtareas son tan sencillas, que llegado el día del webinar no te queda otra alternativa que transmitir. Ya preparaste todo el terreno con detalle, sin procrastinar un segundo. Ahí entendes que no sos vos el problema, sino que es tu manera de organizarte.

DAS LUGAR A LA CREATIVIDAD

Como la base del método es vaciar la mente para poder fluir como el agua frente a cualquier situación, cuando llegás al punto de no tener bloqueos mentales, la creatividad encuentra su espacio para conquistar tus proyectos.

El GTD puede sonar muy estructurado, pero en realidad es un sistema detallado que tiene como principal objetivo romper las estructuras instaladas en tu mente. Cuando vaciás tu mente, te conviene volcar todos tus pensamientos a un sistema ordenado que te permita encontrar lo que necesitás en cada momento de forma instantánea. Imaginate que tu cerebro es un celular recién comprado, como está vacío, es una luz y va rapidísimo. Eso es lo que querés lograr al final, tener la cabeza tan libre que puedas estar totalmente presente en cada situación, por ejemplo, esos momentos en los que debes ser creativa.

EL GTD SE PUEDE APLICAR A TODA TU VIDA, NO SÓLO A LO PROFESIONAL.

No sé si alguna vez quisiste aplicar el método pomodoro, que consiste en trabajar en bloques ininterrumpidos de 25 minutos, con descansos de 5, en donde debes enfocarte en completar una sola tarea a la vez sin distracciones. La clave de ese método es que está cronometrado y que cada 25 minutos suena una alarma / timbre. Cuando estás enfocada en la tarea, debés estar 100% presente en ella hasta que se cumpla el tiempo. ¿Te imaginás si querés aplicar este método a tus relaciones personales? ¿Te imaginás saliendo con tu familia y para obligarte a estar 100% presente te cronometrás con una alarma? Bueno, si implementas el GTD cuando estés con tu familia no vas a estar pensando en trabajo ni en obligaciones.

Además, así como avanzás en tus proyectos profesionales avanzás en otras cosas como tu cuidado personal y en proyectos personales. Por ejemplo, yo siempre fui muy sistemática y ordenada en lo que refiere a mi trabajo pero en mi casa, solía ser lo contrario. No te digo que ahora soy Marie Kondo, pero logré ordenar y arreglar cosas que jamás fueron prioridad.

Resulta que tenía una cortina con un agujero amaneciendo conmigo por casi tres años, y jamás se me hubiese ocurrido, que además de cambiarla habría arreglado el rollo de la persiana que estaba escondido atrás de esa misma cortina por más de 5 años. Suena a pavada, lo sé, por eso mismo, como era una pavada lo dejaba siempre para después y nunca lo hacía. Ahora mi ventana está como nueva.

Cuando trabajas con este método verás que en realidad podés hacer todo lo que querés, y para ello solo debes organizarte.

VES RESULTADOS ANTES DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA POR COMPLETO

En la primer contra te mencionaba que instalar el método en su totalidad sin fallas puede llevar años, pero el experimentar cambios sucede en al primer día.

Desde que volcás absolutamente todos tus pensamientos a papel, sentís una liviandad y claridad que naturalmente te impulsa a tomar acción. Incluso, una de las prácticas que sugiere es que cuando te encuentres con una tarea que lleve dos minutos en ser realizada, la hagas en el momento. ¿Viste cuando ves cositas para arreglar o para ordenar, que no te llevan nada de tiempo pero igual las dejás para después? Bueno, basta de eso. Si cumplís esta regla como si fuere un juego, verás todas las cosas que vas sumando sin darte cuenta, que si las hacés en el momento te liberás zarpado. Ojo, que sean tareas de dos minutos, o cinco como mucho, si llevan más, las debes organizar en la lista correspondiente.

¿Cómo podés implementar el método GTD hoy?
Además de leer el libro, necesitás un sistema de soporte para volcar y ordenar todos tus proyectos e ideas.

En mi caso uso la versión gratuita de Asana en combinación con mi agenda escrita. Hay personas que usan sólo el bullet journal para todo el GTD, pero si sos emprendedora verás que te vas a quedar corta. Por eso te conviene usar un gestor de proyectos como Asana, que te permite ordenar absolutamente todo en listas separadas que tienen tareas y subtareas que se pueden combinar entre sí.

Lo mejor de Asana es que lo podés llevar en el celular, o sea que incluso, podés tener una lista tipo “bandeja de captura” en donde volcás todas, todas, todas tus ideas y pensamientos, para procesarlos después desde la computadora para enviarlos a sus respectivos proyectos y listas. Tanto personales como profesionales.

Todos los pasos del método GTD se pueden lograr tranquilamente con Asana, ya que podés etiquetar cada item y clasificarlos como quieras. Yo tengo listas de proyectos actuales, proyectos futuros y hasta tengo una lista llamada “Esperando” con tareas que no puedo empezar hasta cierta fecha o confirmación de otras personas.

Lo mismo hago con mis contextos, por ejemplo, tengo un contexto llamado @ offline, con tareas que puedo hacer en mi computadora cuando se me corta el internet, porque Fibertel… Y el contexto más común es el llamado @ compras, en donde listo absolutamente todo lo que debo comprar, además de lo del supermercado. Entonces cuando salgo a comprar una cosa, me obligo a comprar las demás mirando esa lista. Ahí me doy cuenta de lo importante que es usar los contextos porque siempre saltan cosas que mi mente olvidó por completo y cuando salgo tengo la tranquilidad de saber que en algún momento listé todo lo que necesitaba y no me falta más nada.

Espero que después de leer este artículo, te animes a probar el método GTD y que te sumes al clan de ninjas superproductivas. Decile bye bye a la procrastinación y hola a objetivos cumplidos. Tu vida no será igual, te lo aseguro.

Dejame un comentario y decime qué experiencia has tenido vos con este método.

Te leo,

Gab,-
PD: Soy la mamá de Khabib, el mindful dog