Come scrivere un preventivo EFFICACE

 Dopo più di vent'anni a far  preventivi per i settori più disparati, sono giunto alla conclusione che  questo documento, dato per scontato, sia l'equivalente della Landing  Page del Web. Vi invito a ragionare su quanto segue.

 In passato, quando dovevo scrivere un preventivo, il  primo pensiero che rimbalzava freneticamente nella mia testa era; "devo  riuscire ad illustrare tutto nel modo più completo possibile  (descrivere il servizio, scrivere tutte le condizioni, prezzi, vantaggi,  ecc) senza però spaventare il cliente, rendendogli chiaro quello che  andrà ad acquistare". Il prezzo doveva essere giustificato da lunghe ed  enfatizzate descrizioni del servizio/prodotto, rendendo credibili  eventuali sconti speciali. 

Oggi mi sono convinto che la prima cosa che devo  chiedermi quando scrivo un preventivo è: "Come verrà recapitato al  cliente?". Questa domanda, all'apparenza sciocca, è fondamentale per  decidere cosa scrivere. 

Mettiamo il caso che sia io a consegnare il preventivo di persona,  essendo io esperto sia del servizio/prodotto proposto, che della  relativa trattativa commerciale, saprò sicuramente illustrarlo in modo  da fugare dubbi ed incertezze. Potrò quindi utilizzare il preventivo  come uno strumento a supporto della mia esposizione di fronte al cliente. Se mandassi il preventivo via email, otterrei lo stesso risultato  che presentandolo di persona? La mia esperienza mi ha dimostrato che la  risposta è: NO. 

La soluzione migliore al problema sembra semplice:  presentare ogni preventivo di persona. Questo non è sempre possibile (o  consigliabile). Innanzi tutto, non avendo il dono dell'ubiquità, non  potrei presentare il preventivo a più di un cliente alla volta; dovrei  inoltre organizzare ogni presentazione con telefonate, mail o  addirittura con altri incontri . 

Non selezionando bene i potenziali  clienti correrei il rischio di presentare molte volte il servizio alle  persone sbagliate (perchè non interessate, poco informate, prevenute,  inadeguate, ecc.). Se inviassi il preventivo (tramite email, fax o posta), senza  l’ausilio della mia persona, dovrei fare in modo che sia il documento a fare le mie veci  per convincere il cliente, fugando quindi ogni dubbio o preconcetto.  Sarebbe indispensabile cambiare il tipo di contenuto ed il modo in cui è  scritto; praticamente dovrei fare Copywriting. 

Se mi appoggiassi a distributori, agenti di commercio o  procacciatori, dovrei preparare modelli di preventivo (o di  presentazione) che aiutino queste figure alla finalizzazione della trattativa.  L'altra possibilità sarebbe formare ogni singola persona fino a farla  diventare competente nel servizio ed abile nella trattativa quanto me  (risulterebbe nella maggior parte dei casi infattibile o troppo  oneroso). 

Mi sono convinto che il preventivo faccia parte della Content marketing strategy aziendale. I punti necessari all’elaborazione di questo contenuto sono:  

• sapere perchè lo sto creando (il mio obbiettivo)
• stabilire il modo di fruizione (lo espongo io, qualcun altro, viene letto dal cliente, ecc.)
• conoscere i dubbi e necessità del destinatario
• studiare la comunicazione sulla base dei precedenti punti

Per concludere, un preventivo è EFFICACE quando è  studiato per ottenere il risultato desiderato in una data situazione,  proprio come una Landing Page. Quindi evitate i copia ed incolla  selvaggi.